Förderung

Ausschreibung

Ausschreibung No. 8 ist beendet

In der letzten Ausschreibungsrunde in „Künste öffnen Welten” konnten bis Anfang April 2016 wieder künstlerische oder kulturelle Projekte mit und für Kinder und Jugendliche, die weniger Bildungs- und Teilhabechancen haben, eine Förderung beantragen. Die Ausschreibungsrunde ist beendet, über 100 Projektskizzen sind eingegangen, werden gesichtet und die Jury entscheidet im Frühsommer, welche Projekte eine Förderung in „Künste öffnen Welten” erhalten werden.

Das war die letzte Ausschreibungsrunde, es werden keine weiteren Projektskizzen angenommen. Der aktuelle Förderzeitraum des Programms „Kultur macht stark“ und damit auch „Künste öffnen Welten“ endet 2017.

An dieser Stelle und unter www.bkj.de informiert die BKJ über Neuigkeiten zu möglichen Perspektiven des Förderprogramms.

Siehe auch: Kultur macht stark – Erfolge werden fortgesetzt

 

Projektskizze

Zunächst erstellen Bündnisse im Rahmen des Interessenbekundungsverfahrens über ein Online-Formular in der BKJ-Datenbank eine Projektskizze und reichen diese gemeinsam mit einer Modulübersicht über die BKJ-Datenbank ein. Dies ist der einzige gültige und verbindliche Weg.

Bündnisse beantworten für die Projektskizze Fragen zur Projektkonzeption und Zielgruppe. Ein kommentiertes Formblatt zur Erstellung der Projektskizze erleichtert die Orientierung und das Ausfüllen.

BKJ-Datenbank mit dem Online-Formular für die Projektskizze (externer Link)

Modulübersicht zur Ausschreibung No. 8 (als Excel-Datei)

kommentiertes Formular zur Projektskizze, als Hilfestellung zur Erstellung der Projektskizze (als PDF)

kommentierte Modulübersicht, als Hilfestellung zur Erstellung der Modulübersicht (als PDF)

Modul-Profile als ergänzende Hilfestellung bei der Planung der Module (als PDF)

Maßnahmen

Die Bündnisse können Projektvorhaben beantragen, die mindestens ein halbes Jahr dauern und die für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren geplant werden können. Ein solches Projektvorhaben soll innerhalb eines Gesamtkonzeptes den Kindern und Jugendlichen verschiedene Angebote unterbreiten, welche sie nachhaltig in ihrer Bildungsbiografie unterstützen und die z. B. folgendes ermöglichen und beinhalten:

  • einen leichten Einstieg in künstlerische/kulturelle Arbeitsweisen und Themen,
  • ein regelmäßiges bzw. vertiefendes künstlerisch-kreatives Angebot,
  • den Besuch von Kultureinrichtungen und -veranstaltungen,
  • begleitete Bildungsprozesse sowie die intensive Vor- und Nachbereitung und
  • die öffentliche Präsentation.

Module

Diese Angebote werden durch die BKJ in Module übersetzt, die jeweils spezifisch definiert sind und sich frei miteinander kombinieren lassen.

Die Modulübersicht wird gemeinsam mit der Projektskizze der BKJ über die BKJ-Datenbank eingereicht. Dies ist der einzige gültige und verbindliche Weg.

Mehr dazu unter dem Menüpunkt Projektskizze.

Die sieben möglichen Module sind im Folgenden genauer beschrieben. Ein Bündnis muss im Jahr mindestens drei dieser Module aufeinander abgestimmt in ein schlüssiges Gesamtkonzept integrieren.

 

Kennen lernen, entdecken und erproben

Einstiegsangebote – niedrigschwelliger Einstieg und künstlerisches Ausprobieren

Erkundungsangebote – partizipative Entdeckung und Information über das lokale kulturelle Bildungsangebot

 

Erarbeiten, vertiefen und präsentieren

Kurs- und Projektangebote – kontinuierliche künstlerische Erprobung und Vertiefung

Workshopangebote – vertiefende produktive und rezeptive Auseinandersetzung mit Kunst und Kultur

Präsentationsangebote – öffentliche Präsentationen der Erfahrungen und Ergebnisse

 

Erleben, vermitteln und begleiten

Besuchsangebote – Besuche und Reflexion von Kulturveranstaltungen und -einrichtungen

Begleitangebote – Coaching-, Peer-to-peer- und Mentoringprogramme

Zusätzlichkeit und Außerunterrichtlichkeit

Die Projektvorhaben der Bündnisse für Bildung sollen die Potenziale der außerschulischen Partner aus Kultur und Sozialraum erschließen. Die Kooperation dieser Partner mit Kindertagesstätten und Schulen bedeutet nicht, dass die Projektvorhaben in den Kindertagesstätten und Schulen stattfinden. Sie dürfen in deren Räumlichkeiten durchgeführt werden, sollen jedoch nach Möglichkeit den teilnehmenden Kinder und Jugendlichen die Gelegenheit geben, Kunst und Kultur am „Dritten Ort“ zu erleben.

Das Projekt und Vorhaben muss als zusätzliches Angebot zu den Regelangeboten der Bündnispartner durchgeführt werden, das z. B. neue Zielgruppen erschließt oder Projekte an neue Standorte transferiert. Es dürfen durch das Programm keine Aufgaben und Finanzierungen anderer Förderer ersetzt werden.

Gerade in Kindertageseinrichtungen, Schulen und Horten ist sicherzustellen, dass keine hoheitlichen kommunalen oder Länderaufgaben berührt werden und damit nicht in das Pflichtangebot dieser Einrichtungen eingegriffen wird.

Dies bedeutet:

Kindertagesstätten und Kindergärten sowie Schulen sollen Teil eines Bündnisses für Bildung sein und somit Kooperationspartner. Sie können jedoch nicht Antragsteller/(Letzt)-Zuwendungsempfänger (LZE) oder Veranstalter der außerschulischen kulturellen Bildungsprojekte sein. Die verantwortliche Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahme erfolgt demnach nicht durch die den Kindergarten oder die Schule, sondern durch eine Einrichtung, die als LZE fungiert, also den Partner der Kulturellen Bildung oder den sozialräumlichen Bildungspartner, durch ergänzende Fachkräfte oder ehrenamtliche Personen.

Formaler Antrag

Wenn die Jury die Projektskizze für eine Förderung ausgewählt hat, dann werden Sie zur formalen Antragstellung aufgefordert. Ist ihr Projekt ausgewählt, erhalten Sie von uns Mitte Dezember bzw. Mitte Juni eine Nachricht mit Ihrem vierstelligen Förderkennzeichen, unter dem Sie Ihren formalen Antrag bei uns einreichen können.

Während Sie in der Projektskizze vor allem die Inhalte und den Ablauf Ihres Projektes beschrieben haben, dient der formale Antrag dazu, den finanziellen Förderbedarf zu begründen – ferner wird die formale Passfähigkeit Ihres Projektes (Außerunterrichtlichkeit, Einhaltung der Modulrichtwerte etc.) überprüft. Erfahrungsgemäß können 98% der von der Jury empfohlenen Projektskizzen mit einer Bewilligung ihres formalen Antrags rechnen.

Für die formalen Antragstellung sind drei Schritte erforderlich, für die wir auf dieser Seite jeweils entsprechende Hinweise zusammengestellt haben:

  • die Kalkulation der Projektausgaben in Excel;
  • die Erstellung des eigentlichen Antrags in der BMBF-Datenbank;
  • das Zusammensuchen verschiedener Unterlagen zum Antragsteller.

Bitte beachten Sie: Mit dem Projekt darf erst begonnen werden, wenn Sie von uns den Zuwendungsvertrag per Post erhalten haben. Alle bis zum 20.01. bzw. 20.07. bei uns eingegangenen Anträge prüfen wir innerhalb von drei Wochen, wenn die Unterlagen vollständig sind. Bei später eingereichten Anträgen benötigen wir in der Regel mehr Zeit.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Hinweise zur Antragstellung an die Hand geben. Wir empfehlen ganz ausdrücklich, diese Hinweise genau zu lesen, da Fehler in der Antragstellung nicht immer rückgängig zu machen sind und immer vermeidbaren Arbeitsaufwand bedeuten.

Kalkulation in Excel

Bitte nutzen Sie für Kalkulation der Ausgaben Ihres Projektes ausschließlich das von uns bereitgestellte Tabellenkalkulationsformular:

[Download für Microsoft Excel] [Download für OpenOffice] [Download für LibreOffice]

Bitte nehmen Sie die Kalkulation für den gesamten Projektzeitraum (bis zu drei Jahre) vor, auch wenn unsere Bewilligung zunächst nur für ein Jahr gilt. So brauchen Sie die Antragstellung in den Folgejahren nicht erneut vollständig zu durchlaufen.

Die Tabelle berechnet anhand von Angebotsform und Teilnehmendenzahl automatisch den jeweiligen Richtwert. Eine Übersicht aller Modultypen und Richtwerte finden Sie auch noch einmal hier. Bei den Richtwerten handelt es sich in der Regel auch um die Höchstwerte der Ausgaben, die beantragt werden können. Bitte sprechen Sie Abweichungen nach oben im Vorfeld mit dem Finanzreferat ab.

Pro Angebotsform können Sie ein Tabellenblatt (Reiter 1-20) verwenden und dann jeweils unten angeben, wie oft Sie das jeweilige Angebot in den Halbjahren durchführen möchten. Nur wenn sich die Angebote einer Angebotsform in ihren Ausgaben unterscheiden, sind mehrere Blätter erforderlich.

Mit dem Kalkulationsblatt berechnen Sie Ihre voraussichtlichen Ausgaben und ordnen die Ausgaben den jeweiligen Kategorien zu. Wir bitten um Verständnis, dass wir in Anbetracht der Zuwendungshöhe sowie der 100%igen Finanzierung auf genaue und umfangreiche Erläuterungen zu allen geplanten Ausgaben bestehen müssen. Dazu einige Hinweise:

 

Honorare für Fachkräfte

Im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ können Honorare nur stundenbasiert abgerechnet werden. Dabei können je Tätigkeitsstunde (60 min) einer Honorar-Fachkraft maximal 35 Euro abgerechnet werden. Für die Prüfungen dieses Ausgaben-Höchstbetrages wird nicht nur das Honorar selbst herangezogen, sondern auch alle anderen Ausgaben, die sich auf die jeweilige Honorarkraft beziehen (z.B. Fahrtkostenerstattung zum Arbeitsort, Mehrwertsteuer, Zahlungen an die Künstlersozialkasse und Telefonpauschalen). Alle diese Ausgaben müssen daher in der Kategorie „Honorar für Fachkräfte“ berücksichtigt werden. Ferner müssen je Honorarvertrag mindestens zwei Drittel des Stundenkontingents auf die unmittelbare Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen entfallen. Maximal ein Drittel des Stundenkontingents kann für Vor- und Nachbereitungsarbeiten mit dem Letztempfänger, einem Bündnispartner oder anderen Honorarkräften entfallen.

Als Fachkräfte zählen alle Personen, die eine mindestens dreijährige Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben und diese Ausbildung für die jeweilige Tätigkeit benötigen. Die Höchstsätze brauchen aber nicht voll ausgeschöpft werden – vielmehr gehen wir davon aus, dass Sie nicht mehr Honorar in diesem Projekt zahlen als es sonst in Ihrer Einrichtung üblich ist. Auch eine Differenzierung nach Qualifikation ist möglich.

Beachten Sie, dass in diesem Förderprogramm nur Honorare gezahlt werden dürfen – Personalausgaben oder Honorarzahlungen an eigenes Per­sonal sind nicht zulässig. Hierzu zählen auch Minijobs, FSJler und BFDler. Ferner bedürfen Honorarverträge, die mit Institutionen anstatt mit Einzelpersonen geschlossen werden sollen, unsere vorherige Zustimmung. Honorarverträge mit Bündnispartnern müssen wir dabei meist ablehnen.

Beispiel für die Erläuterung von 300 Euro:
2 Künstler/-innen x 4 Std. Durchf. u. 2 Std. Vor-/Nachbereitung x 25 Euro (inkl. KSK)

 

Honorare für Hilfskräfte

Für Hilfskräfte gelten die gleichen Regelungen wie für Fachkräfte, allerdings braucht keine formale Qualifikation vorliegen. Der Ausgaben-Höchstsatz beträgt dann allerdings nur 15 Euro je Tätigkeitsstunde.

Beispiel für die Erläuterung von 72 Euro:
1 Päd. Assistent/-in x 4 Std. Durchf. u. 2 Std. Vor-/Nachbereitung x 12 Euro

 

Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Kräfte

Ehrenamtlichen kann zur pauschalen Abgeltung ihres Aufwands eine Aufwandsentschädigung bis zu einer Höhe von 30 Euro je Tag gezahlt werden. Die Aufwandsentschädigung darf nur als sogenannten Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) erfolgen, also für nebenberufliche pädagogische oder künstlerische Tätigkeiten. Diese Pauschalen sind bis zu einem Betrag von 2.400 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beispiel für die Erläuterung von 90 Euro:
3 Ehrenamtliche x 1 Tag x 30 Euro

 

Materialausgaben

Als Material zählt alles, was Sie für den Erfolg ihrer Angebote benötigen und im Rahmen des Projektes verbrauchen. Gemeint sind damit nicht nur Bastelmaterialien, sondern beispielsweise auch Blockflöten, die nach Ende des Projektes nicht mehr zu gebrauchen und also verbraucht sind. Bitte beachten Sie aber, dass der Kauf oder die Herstellung von Gegenständen über 150 Euro immer genau begründet werden muss und Gegenstände über 410 Euro in keinem Fall zuwendungsfähig sind. Gegenstände über dieser Wertgrenze oder auch andere teure Gegenstände, die nur kurz gebraucht werden, sollten stattdessen angemietet werden (siehe unten). Bitte erläutern Sie die Materialausgaben möglichst präzise.

Beispiel für die Erläuterung von 100 Euro:
Moderationskarten, Eddings, Wachsmalstifte und Papier für 30 Jugendliche

 

Fahrtkosten der Teilnehmer/-innen

Notwendige Ausgaben für die Fahrten der Teilnehmer/-innen (ÖPNV-Tickets, Busmieten etc.) können kalkuliert werden. Es ist nichts dagegen einzuwenden, dass dann auch Ehrenamtliche oder Honorarkräfte mit im Bus sitzen oder mit auf dem Ticket stehen – allerdings nur dann, wenn auch den Teilnehmenden diese Leistungen gewährt werden (z.B. bei Ausflügen). Ansonsten wären solche Ausgaben bei den Honorarausgaben zu erfassen.

Beispiel für die Erläuterung von 182,40 Euro:
Hin-/Rückfahrt f. 14 Jugendl. u. 2 Begl. von Merseburg nach Leipzig à 5,70 Euro/Fahrt

 

Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmer/-innen

Grundsätzlich dürfen Ausgaben für die Verpflegung der Teilnehmer/-innen (Essen/Getränke) kalkuliert werden. Bei Workshopangeboten mit Übernachtung können auch die Ausgaben der Übernachtung angesetzt werden. Je Programmtag sollte die Verpflegung 10 Euro je Teilnehmenden nicht überschreiten. Wird übernachtet, können zusätzlich zur Verpflegung bis zu 20 Euro je Nacht (Jugendherbergsniveau) geltend gemacht werden. Hinsichtlich der Ehrenamtlichen und der Honorarkräfte gilt die gleiche Regel wie bei den Fahrtkosten.

Beispiel für die Erläuterung von 120 Euro:
Mittagessen und Getränke für 30 Kinder zu je 4 Euro

 

Sonstige Sachausgaben

Hier sind bezogene Fremdleistungen aufzuführen, also sämtliche Ausgaben, bei denen es sich nicht um Material im weitesten Sinne handelt und die sich nicht in den anderen Kategorien erfassen lassen. Sonstige Sachausgaben sind besonders zu begründen. Hierzu zählen insbesondere Eintrittskarten, projektspezifische Versicherungen, Raummieten oder die Ausgaben für die Anmietung von Geräten und Instrumenten.

Beispiel für die Erläuterung von 160 Euro:
Eintritt für 20 Kinder zu je 7 Euro und für 2 Betreuer/-innen zu je 10 Euro

 

Verwaltungspauschale (nicht im Kalkulationsblatt)

Das BMBF gewährt eine Verwaltungspauschale in Höhe von 5% der Gesamtausgaben. Mit dieser Verwaltungspauschale sind insbesondere Büromaterial, Reisen zu BKJ-Veranstaltungen und die Projektadministration abgegolten – ein Einzelnachweis dieser Ausgaben muss nicht erfolgen. Sie brauchen die Verwaltungspauschale nicht in der Kalkulation berücksichtigen und auch nicht zusätzlich beantragen. Die Verwaltungspauschale wird vielmehr nach Einreichen des Verwendungsnachweises automatisch ermittelt und durch uns dann ausgezahlt.

Berechnungsbeispiel:
Bei Gesamtausgaben von 15.000 Euro käme eine Pauschale von 750 Euro hinzu.

 

Antrag über die BMBF-Datenbank

Die Erstellung des formalen Antrags kann ausschließlich über die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) bereitgestellte Online-Datenbank erfolgen. Die dafür notwendigen Angaben können Sie weitestgehend aus Ihrer Projektskizze kopieren. Im Finanzteil können Sie die von Excel automatisch berechneten Summen vom Deckblatt Ihres Excel-Kalkulationsblatts übernehmen.

Unser Antragsportal in der BMBF-Datenbank finden Sie hier:
https://foerderung.buendnisse-fuer-bildung.de/massnahmebeschreibung/1/

Falls Sie dort nicht bereits aus einem anderen „Kultur macht stark“-Programm einen Benutzeraccount haben, müssen Sie sich zunächst dort registrieren und können dann über den oben genannten Link Ihren Antrag erstellen. Bitte notieren Sie sich Ihre Zugangsdaten, falls Sie später erneut auf den Online-Antrag zugreifen müssen.

Bitte seien Sie bei Ihren Angaben präzise und bedenken Sie zugleich, dass die Angaben verbindlich für die Projektdurchführung sind. Bei Textfeldern im Online-Antrag bitten wir grundsätzlich um Fließtext.

Nach Ergänzung der Angaben im Antrag können Sie die Vollständigkeit über den blauen Button „Antrag prüfen“ überprüfen. Wenn Sie fertig sind, müssen Sie den Antrag über den blauen Button „Antrag einreichen“ zunächst digital einreichen und ihn sodann über den blauen Button „Druckansicht (PDF)“ ausdrucken.

Bitte senden Sie den ausgedruckten und rechtsverbindlich unterschriebenen Antrag im Original zusammen mit den unten genannten per Post an:

BKJ e.V.
Referat für Finanzen
Greifswalder Straße 4
10405 Berlin

Bitte beachten Sie, dass beim ausgedruckten Antrag eine Unterschrift nicht nur auf der letzten, sondern zusätzlich auch auf der zweiten oder dritten Seite notwendig ist.

Notwendige Anlagen

Folgende Unterlagen müssen im Original bei uns eingereicht werden:

  • Der an beiden Stellen rechtsverbindlich unterschriebene Ausdruck des Online-Antrages.
  • Die von sämtlichen Kooperationspartnern unterschriebene Kooperationsvereinbarung. Sie können unsere Vorlage verwenden (hier als Word-Datei) und anpassen, können jedoch auch eigene Dokumente verwenden. Bitte achten Sie darauf, dass es sich mindestens um eine Dreier-Kooperation handeln soll. Zwei Zweier-Kooperationen genügen nicht. Aus der Kooperationsvereinbarung soll insbesondere hervorgehen, welchen Beitrag die jeweiligen Bündnispartner leisten und welche Aufgabenteilung sie vornehmen, damit das Projektvorhaben erfolgreich verläuft.
  • Die rechtsverbindlich unterschriebene Eigenerklärung (hier als PDF).
  • Eine Vollmacht, falls Personen, die laut Registerauszug oder Vertretungsbescheinigung nicht vertretungsberechtigt sind, Sie gegenüber der BKJ rechtsgeschäftlich vertreten sollen. Sie können Ihre Standardvollmacht oder unser Muster (hier als PDF) nutzen.
  • Etwaige Abweichungen im formalen Antrag zum bislang mit uns besprochenen und erfolgreich durchlaufenen Skizzenverfahren sollten in einem formlosen Schreiben dargelegt und begründet werden.

Folgende Unterlagen müssen gemeinnützige Einrichtungen (Vereine, Gesellschaften und private Stiftungen) zusätzlich in Kopie einreichen:

  • Die aktuelle Satzung bzw. den Gesellschaftsvertrag.
  • Einen Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister, aus denen sich die Vertretungsberechtigten ergeben; Stiftungen reichen eine amtliche Vertretungsbescheinigung ein. Der notarielle Antrag auf Eintragung ins Register genügt alleine nicht.
  • Als Nachweis der Gemeinnützigkeit die letzte Bescheinigung des Finanzamtes (Vorläufige Bescheinigung, Körperschaftssteuerfreistellungsbescheid oder Anlage zum Körperschaftssteuerbescheid).
  • Einen Auszug aus dem letzten Jahresabschluss (für 2013 oder 2014) des Antragstellers (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz und GuV – nur die Zahlen, auf Anlagen kann verzichtet werden).
  • Einen Ausdruck der für den gesamten Planzeitraum ausgefüllten Kalkulationstabelle (siehe oben). Bitte senden Sie parallel dazu die Datei auch an finanzen@bkj.de. Es handelt sich hierbei nicht um die im Skizzenverfahren eingereichte Modultabelle.

Folgende Unterlagen müssen öffentlich-rechtliche Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen zusätzlich in Kopie einreichen:

  • Bei Einrichtungen von Gebietskörperschaften (Gemeinden, Landkreise, Städte oder Länder) sowie öffentlich-rechtlichen Kirchengemeinden eine mit Dienststempel versehene Erklärung, wer Rechtsträger der Einrichtung ist (z.B. Landkreis ABC oder Kirchengemeinde XYZ) und wer den Rechtsträger im Rahmen dieses Förderprogramms gegenüber der BKJ vertreten darf.
  • Bei anderen öffentlich-rechtlichen Körperschaften (z.B. Zweckverbände) sowie bei rechtlich selbstständigen Anstalten oder Stiftungen die aktuelle Satzung – zusammen mit einem Nachweis (z.B. Briefbogen), wer die in der Satzung vorgesehenen Vertretungsberechtigten namentlich sind.
  • In jedem Fall einen Auszug aus dem aktuellen Haushaltsplan oder eine andere Darstellung, aus der sich die Finanzierung der betreffenden Einrichtung ergibt.
  • Einen Ausdruck der für den gesamten Planzeitraum ausgefüllten Kalkulationstabelle (siehe oben). Bitte senden Sie parallel dazu die Datei auch an finanzen@bkj.de. Es handelt sich hierbei nicht um die im Skizzenverfahren eingereichte Modultabelle.

Durchführung

Die wichtigsten Vorgaben des Zuwendungsvertrages für die Durchführung Ihres Projektes im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ haben wir Ihnen aus administrativer Sicht im Folgenden zusammengestellt. Alternativ zum Selbstleseverfahren bieten wir auch jeweils im Januar und im Juli Programmschulungen zu allen administrativen Fragen an.

Sollte eine Fragen offen bleiben, sprechen Sie gerne die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Finanzreferates an. Sie erreichen das Finanzreferat unter der zentralen Einwahl 030 484860-40 oder per E-Mail an finanzen@bkj.de.

Finanzierungsplan

Jedem Zuwendungsvertrag ist ein Finanzierungsplan beigefügt, der verbindliche Grundlage für Ihre Ausgaben ist. Verbindlich ist der Finanzierungsplan hinsichtlich der Gesamtsummen der dort genannten sieben Ausgabenkategorien – jeweils auf das Haushaltsjahr bezogen.

Im Rahmen der Projektdurchführung haben Sie gegenüber Ihrer ausführlichen Kalkulation im Rahmen der Antragstellung daher eine Vielzahl an Möglichkeiten, ohne Rücksprache mit der BKJ selbstständig auf notwendige Veränderungen zu reagieren. Konkret können Sie:

  • Zwischen Ihren einzelnen Modulen die Mittel innerhalb der sieben Kategorien verschieben. Wenn sich bei Ihnen bspw. herausstellt, dass Sie in Ihrem Workshopangebot mehr Honorarkräfte benötigen, in einem anderen Angebot aber weniger, können Sie die Mittel für Honorare untereinander verschieben.
  • Den Ansatz für eine Kategorie können Sie um 20% überschreiten, wenn Sie den Betrag an anderer Stelle einsparen können. Sollte sich beispielsweise im Projektverlauf herausstellen, dass die geplanten 300 Euro für Material nicht ausreichen, können Sie ohne Rücksprache mit der BKJ diese Position um 20% überschreiten (also hier bis zu 360 Euro ausgeben), wenn Sie den Mehrbedarf an anderer Stelle ausgleichen können (also bspw. 60 Euro bei Unterkunft/Verpflegung sparen).

Auch wenn der Finanzierungsplan viele Abweichungen gegenüber Ihrer Kalkulation zulässt, können Sie keine Ausgaben abrechnen, die gar nicht vorgesehen waren. Haben Sie bspw. unter Materialausgaben bisher lediglich Bastelmaterial angegeben, können Sie nun nicht einfach Musikinstrumente kaufen. Weiterhin ist es nicht möglich, frei werdende Mittel von nicht stattfindenden Veranstaltungen auf andere Module umzulegen. Diese Mittel müssen entsprechend eingespart werden.

Veranstaltungsplan

Jedem Zuwendungsvertrag ist ein Veranstaltungsplan beigefügt, der die Veranstaltungen verbindlich mit Schulhalbjahr, Teilnehmendenanzahl sowie ggf. Dauer festschreibt. Sie können davon wie folgt abweichen:

Innerhalb des jeweiligen Halbjahres können Sie die Veranstaltungen beliebig verschieben. Wenn Sie Veranstaltungen zwischen den Halbjahren verschieben, bitten wir Sie, die Zustimmung von uns einzuholen. Darauf verzichten können Sie, wenn die Veranstaltung im gleichen Haushaltsjahr bleibt – in diesem Fall reicht ein kurzer Hinweis im Rahmen des Verwendungsnachweises.

Dass die Teilnehmendenanzahl Schwankungen unterworfen ist, ist auch uns klar. Bitte informieren Sie uns jedoch unverzüglich, wenn die Zahl mehr als 20% nach unten abweicht. Gleiches gilt für den Fall, dass Veranstaltungen ersatzlos ausfallen. In diesem Fall verringert sich die Zuwendung anteilig.

Teilnahmenachweise

Teilnahmenachweise sind unbedingt erforderlich. Bitte führen Sie für jede Veranstaltung eine separate Liste der Teilnehmenden. Im Regelfall reichen Anwesenheitslisten aus, aus denen sich Name und Alter der Teilnehmenden ergeben. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Teilnehmende nur Kinder und Jugendliche zwischen 3 und 18 Jahren sein können.

Bei Workshop- und Erkundungsangeboten ist zusätzlich die Unterschrift der Teilnehmenden erforderlich, insofern die Angebote sich vorrangig an Jugendliche richten, die die Grundschule bereits abgeschlossen haben. Bei Präsentationsangeboten sollen nur die aktiven Teilnehmenden und also nicht alle Gäste aufgeführt werden. Bei Einstiegsangeboten kann zur Vereinfachung auch ein Foto der Veranstaltung anstatt einer Liste eingereicht werden.

Die Listen sind jeweils vom Veranstaltungsleiter und Zuwendungsempfänger zu unterzeichnen. Bitte stellen Sie sicher, dass aus den Listen das Datum und die Angebotsform entsprechend der Modulbeschreibung eindeutig hervor gehen. Im Verwendungsnachweis sind stets die Originale einzureichen.

Wir empfehlen den Download der Anwesenheitslisten als PDF:
[Workshop-/Erkundungsangebote] [Kursangebote] [alle anderen Angebote]

Alternativ stehen die Listen auch für Word (ab Office 2007) zur Verfügung:
[Workshop-/Erkundungsangebote] [Kursangebote] [alle anderen Angebote]

Sollte es für Sie praktikabler sein, können Sie auch Ihre eigenen Listenvorlagen zu nutzen, solange alle Angaben enthalten sind und Sie uns die Listen im Original zusenden können.

Honorarverträge für Fach- und Hilfskräfte

Honorarverträge dürfen nur auf Stundenbasis erfolgen, Pauschalvereinbarungen sind durch den Zuwendungsvertrag ausgeschlossen. Daher müssen Honorarkräfte die geleisteten Stunden auch taggenau nachweisen (durch Stundenaufschreibung oder Nachweis in der Rechnung) – es muss ersichtlich sein, an welchem Tag wie viele Stunden erbracht wurden.

Je Honorarvertrag müssen ferner zwei Drittel des Stundenkontingents auf die unmittelbare Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen entfallen. Maximal ein Drittel des Stundenkontingents kann für Vor- und Nachbereitungsarbeiten mit dem Letztempfänger, einem Bündnispartner oder anderen Honorarkräften entfallen. Ausgeschlossen sind ausdrücklich Konzeptions- und Administrationsaufgaben.

Wir gehen davon aus, dass die Honorarkräfte grundsätzlich in dem Umfang vergütet werden, wie es auch sonst in der jeweiligen Institution üblich ist. Bitte beachten Sie jedoch die Höchstausgabengrenze von 35 Euro für Fachkräfte bzw. 15 Euro für Hilfskräfte je Tätigkeitsstunde (60 Minuten). Diese Höchstgrenzen gelten für sämtliche mit der Honorarkraft im Zusammenhang stehenden Aufwendungen (also nicht nur das Honorar selbst, sondern bspw. auch Fahrtkosten, Mehrwertsteuer oder KSK-Abgaben).

Ob eine Fachkraft oder aber eine Hilfskraft abgerechnet werden kann, richtet sich in erster Linie nach der konkreten Tätigkeit im Projekt und nicht nach der formalen Qualifikation. Es ist daher auch nicht zu beanstanden, wenn die gleiche Person bei einer Veranstaltung als Fachkraft und bei einer anderen Veranstaltung als Hilfskraft mitwirkt. Unabhängig davon wird von Fachkräften aber natürlich eine für die jeweilige Tätigkeit ausreichende Qualifikation erwartet. Entweder sollte daher eine pädagogische oder künstlerische Ausbildung vorliegen – oder entsprechende Berufserfahrung.

Honorarverträge mit Institutionen (Personenmehrheiten oder juristischen Personen) sollten die Ausnahme sein und brauchen vorab unsere ausdrückliche Zustimmung. Bei Ihnen sind entweder die ausführenden Personen bereits im Vertrag konkret zu benennen oder die jeweils notwendige Qualifikation detailliert zu beschreiben. In den Stundennachweisen müssen dann die jeweiligen Namen der ausführenden Personen dokumentiert sein. Honorarverträgen mit Bündnispartnern können wir in der Regel nicht zustimmen.

Für Honorare sind vorab Verträge notwendig, wobei Sie eigene Vorlagen oder unser Muster nutzen können – die Auszahlung kann nur aufgrund eines Tätigkeitsnachweises erfolgen. Honorare müssen stets überwiesen werden.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Personalausgaben (dies gilt auch für Minijobs sowie Freiwillige, die ein FSJ oder BFD leisten) nicht zuwendungsfähig sind.

[Honorarvertrag mit Freiberuflern] [Honorarvertrag mit Institutionen]

Aufwandsentschädigungen für Ehrenamtliche

Im Rahmen des Programms „Künste öffnen Welten“ können Ehrenamtliche, die für das Projekt pädagogisch oder künstlerisch tätig sind – abweichend zu den üblichen Regelungen bei öffentlicher Förderung – eine Entschädigung erhalten. Hierbei können ausschließlich steuer- und sozialversicherungsfreie Entschädigungen nach § 3 Nr. 26 EStG gewährt werden, die als sogenannte Übungsleiterpauschalen bekannt sind.

Als Höchstbetrag sind 30 Euro je Tätigkeitstag zuwendungsfähig. Auch für Ehrenamtliche, die eine Aufwandsentschädigung erhalten, ist eine schriftliche Vereinbarung notwendig. Sie können entweder eigene Vorlagen oder das von uns zur Verfügung gestellte Vertragsmuster verwenden.

[Mustervorlage für eine Vereinbarung mit Ehrenamtlichen]

Künstlersozialversicherung

Abgaben an die Künstlersozialkasse sollten im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ in aller Regel nicht anfallen. Die Tätigkeit der Honorarkräfte im Rahmen der Projekte ist mehrheitlich keine künstlerische, sondern eine pädagogische. Künstlerische Lehrtätigkeiten unterliegen jedoch nur dann der KSK-Abgabe, wenn sie zur aktiven Kunstausübung befähigen. Es reicht nicht aus, wenn der Unterricht vorrangig die Persönlichkeit stärken und Sozialverhalten sowie Kreativität fördern will. Das Bundessozialgericht hat hierzu im Rahmen der Bewertung von tanz- und theaterpädagogischen Lehrtätigkeiten ausgeführt:

Ein Unterricht stellt „Lehre von Kunst“ im Sinne des Künstlersozialversicherungsrechts dar, wenn den Teilnehmern vorrangig Fähigkeiten und Fertigkeiten zur eigenständigen aktiven Ausübung künstlerischer Betätigungen vermittelt werden. Ein Unterricht mit künstlerischen Elementen gehört nicht zu den vom Künstlersozialversicherungsgesetz erfassten Lehrtätigkeiten, wenn er in erster Linie pädagogischen oder therapeutischen Zielen dient. Leitsatz des Urteils vom 01.10.2009, Aktenzeichen B 3 KS 3/08 R.

Eine Abgabepflicht dürfte daher im Rahmen dieses Programms nur dann vorliegen, wenn:

  • der Unterricht zur aktiven Kunstausübung befähigt, z. B. im Rahmen von Instrumentalunterricht, der mit der Ausbildungstätigkeit einer Musikschule vergleichbar ist oder
  • ein Künstler in seiner Eigenschaft als Künstler am Projekt mitwirkt, z. B. wenn zu einem anderweitig pädagogisch begleiteten Angebot ein Künstler eingeladen wird, der seine Arbeit vorstellt.

Insofern eine Abgabepflicht besteht, beachten Sie bitte, dass die KSK die Abrechnung in aller Regel erst im Folgejahr für alle Beiträge des jeweiligen Kalenderjahres vornimmt. Sollte dieser Zeitpunkt bei Ihnen nicht mehr innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen, müssen Sie mit der KSK eine Vorauszahlung vereinbaren, wenn Sie die 5,2% zu Lasten der Zuwendung abrechnen möchten.

Auszahlung der Mittel

Fördermittel können erst ausgezahlt werden, wenn der Zuwendungsvertrag beiderseitig unterschrieben wurde und bei der BKJ ein Exemplar eingegangen ist.

Sie können sodann jeweils einen Vorschuss für die bei Ihnen anstehenden Zahlungen innerhalb der nächsten zwei Monate erhalten. Dazu nutzen Sie das Mittelanforderungsformular, das wir vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben per Post oder per Fax benötigen. Anlagen brauchen nicht beigefügt werden.

Alle Mittelanforderungen, die bei uns bis zum 20. eines Monats eingehen, werden von uns zum Monatsende überwiesen. (Ausnahme: Der letzte Termin eines Jahres ist der 20.11. – bis zu diesem Tag müssen sowohl die Mittelanforderung für Ende November als auch für Ende Dezember eingehen.)

Mittel, die Sie als Vorschuss erhalten, müssen unbedingt innerhalb von zwei Monaten auch verwendet werden. Rufen Sie daher lieber zu wenig als zu viel Mittel ab. Selbstverständlich steht es Ihnen auch frei, die Mittel monatlich abzurufen oder bspw. nur alle vier Monate (dann z.B. für die tatsächlichen Ausgaben der letzten beiden und die geplanten Ausgaben der nächsten beiden Monate).

[Formular für die Mittelanforderung als ausfüllbares PDF]

Kassenmäßige Bereitstellung

Die Mittel sind im Zuwendungsvertrag konkret den Haushaltsjahren zugeordnet. Sie finden die Zuordnung auf der ersten Seite unten (Auszahlungsplan). Mittel, die für das Haushaltsjahr 2016 vorgesehen sind, müssen von Ihnen auch im Haushaltsjahr 2016 bei uns abgerufen werden.

Bei der Frage, wann die Mittel von Ihnen verwendet werden müssen, gilt dann jedoch die Zwei-Monats-Frist: Mittel, die Sie von uns am 30. Dezember erhalten, können Sie dementsprechend noch bis Ende Februar verwenden (wenn Ihr Bewilligungszeitraum nicht früher endet).

In der Antragstellung haben Sie alle Veranstaltungen einem Schulhalbjahr zugeordnet. Damit Sie die Mittel bereits vor der Veranstaltungsdurchführung abrufen können, haben wir dabei sämtliche Mittel, die bis zum 10.02. eines Jahres kalkuliert waren, bereits im Vorjahr für die kassenmäßige Bereitstellung vorgesehen. Konkret bedeutet das, dass bspw. die Mittel für ein am 10.02.2017 geplantes Präsentationsangebot im Auszahlungsplan bereits im Haushaltsjahr 2016 eingeplant sind und nicht erst im Haushaltsjahr 2017. Diese Mittel müssen Sie also bereits für Ende Dezember 2016 bei uns abrufen.

Mittel, die Sie nicht rechtzeitig bei uns abgerufen haben, verfallen. Sollten Sie das absehen können, setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit uns in Verbindung und nicht erst am Jahresende.

Ausgabenbasis und Bewilligungszeitraum

Die Zuwendung erfolgt auf Ausgabenbasis. Für die Zuwendungsfähigkeit ist es notwendig, dass Ihnen nicht nur Kosten entstehen, sondern tatsächlich auch eine Ausgabe (vom Bankkonto oder aus der Barkasse) getätigt wird. Die Ausgabe muss durch aussagekräftige Unterlagen (Rechnungen, Verträge etc.) sowie durch Zahlungsnachweise (Kontoauszug, Kassenbuch etc.) belegbar sein. Rechnungen ab 150 Euro müssen zwingend auch den Rechnungsempfänger beinhalten. Rechnungsempfänger kann immer nur der Zuwendungsempfänger sein, nicht die Bündnispartner oder Privatpersonen wie bspw. Honorarkräfte.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Abrechnung von Eigenbelegen nicht möglich ist. Auch Rechnungen, die sich verschiedene Betriebsteile eines Vereins gegenseitig stellen, sind Eigenbelege! Ein Übernachtungshaus, dass zum gleichen Verein gehört wie ein Jugendzentrum, kann diesem Jugendzentrum also keine Rechnung ausstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Konstellationen möglich sind, sprechen Sie uns bitte im Vorfeld an.

Projektausgaben müssen außerdem immer zusätzlich sein. Nutzen Sie beispielsweise einen Seminarraum, den Sie dauerhaft angemietet haben, so entstehenden Ihnen durch die Nutzung dieses Raumes keine zusätzlichen Ausgaben und Sie können die Raummiete daher nicht zur Anrechnung bringen, auch nicht anteilig. Müssen Sie dagegen für das Projekt einen Seminarraum zusätzlich anmieten, so ist diese Mietausgabe zuwendungsfähig.

Bitte beachten Sie, dass die Ausgabe innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen muss. Ausgaben, die Sie vor Beginn des Bewilligungszeitraumes getätigt haben, sind nicht zuwendungsfähig. Gleiches gilt für Ausgaben, die nach Ende des Bewilligungszeitraumes getätigt werden. Hierbei kann es vorkommen, dass zwar die Veranstaltung selbst noch innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegt, ein Honorarempfänger aber die Abrechnung zu spät einreicht und daher die Überweisung nicht mehr rechtzeitig erfolgen kann. Sollte sich bei Ihnen eine solche Situation abzeichnen, sprechen Sie uns zwecks einer Verlängerung des Bewilligungszeitraumes an.

Verwaltungspauschale

Die Koordinierung des Bündnisses, die Verwaltung Ihres Projektes sowie die Teilnahme an Programmschulungen sind wichtige Faktoren für den Erfolg des Förderprogramms, beanspruchen jedoch auch viel Zeit. Um Ihren Aufwand zu würdigen, hat das Bundesministerium für Bildung und Forschung eine Verwaltungspauschale eingeführt.

Die Verwaltungspauschale braucht bei der BKJ nicht gesondert beantragt werden, sondern kann einfach mit dem Verwendungsnachweis abgerechnet werden. Sie wird zusätzlich zur bewilligten Zuwendung gezahlt und beträgt 5% der im Verwendungsnachweis abgerechneten und anerkannten Ausgaben. Ein Beispiel: Wurden 12.000 Euro bewilligt und haben Sie diesen Betrag voll für Ihr Projekt verwendet und sind alle Ausgaben zuwendungsfähig, erhalten Sie zusätzlich 600 Euro als Verwaltungspauschale.Insgesamt haben Sie dann also 12.600 Euro von uns erhalten. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Pauschale auch nicht oder nur teilweise abzufordern.

Die Pauschale muss weder begründet noch belegt werden. Auch eine gesonderte Aufzählung der mit der Pauschale einhergehenden Aufwände und Tätigkeiten ist nicht erforderlich. Sobald Ihr Verwendungsnachweis geprüft ist, werden wir die abgerechnete Pauschale automatisch überweisen.

Verwendungsnachweis

Jeweils nach Ende eines Haushaltsjahres reichen Sie bis zum 10.03. einen Verwendungsnachweis ein. Endet Ihr Projekt bereits vor Ende des Haushaltsjahren, muss der Verwendungsnachweis innerhalb von vier Wochen nach Ende des Bewilligungszeitraums eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Haushaltsjahre von Ihren Projektjahren abweichen können – dies ist in der Regel bei Projekten der Fall, die im Sommer begonnen haben. Als Beispiel: Ihr erstes Projektjahr läuft vom 11.08.2015 bis 10.08.2016 und Ihr zweites Projektjahr vom 11.08.2016 bis 10.08.2017. Verwendungsnachweise sind hier zum 10.03.2016 für das erste Halbjahr, zum 10.03.2017 für das zweite und dritte Halbjahr und zum 10.09.2016 für das vierte Halbjahr einzureichen. Im Sommer 2016 brauchen Sie also keinen Verwendungsnachweis einreichen!

Die Formulare zum Verwendungsnachweis finden Sie zusammen mit lesenswerten Erläuterungen auf dieser Seite.

Verwendungsnachweis

Mit dem Verwendungsnachweis erbringen Sie jeweils zum Ende eines Haushaltsjahres den Nachweis, dass Sie die ausgezahlten Mittel entsprechend Ihres Antrages verwendet haben. Bitte benutzen Sie dazu ausschließlich das von uns bereitgestellte Formular:

[Download für Microsoft Excel] [Download für OpenOffice] [Download für LibreOffice]

Die Excel-Datei besteht aus vier Tabellenblättern, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten. Erfahrungsgemäß lassen sich die Tabellenblätter gut von links nach rechts durcharbeiten – teilweise werden auch Daten automatisch aus anderen Tabellenblättern übernommen. In jedem Fall brauchen Sie nur die gelb hinterlegten Felder auszufüllen.

Bitte drucken Sie am Schluss die vier Tabellenblätter aus und senden Sie sie uns – rechtsverbindlich unterschreiben – zusammen mit sämtlichen Anlagen an:

BKJ e.V.
Referat für Finanzen
Greifswalder Straße 4
10405 Berlin

Um die Daten aus Ihrem Verwendungsnachweis schnell und fehlerfrei in unser System übernehmen zu können, bitten wir Sie, uns die Excel-Datei parallel zum Postversand auch digital an finanzen@bkj.de zu senden.

Allgemeines / Deckblatt

Mit dem aktuellen Verwendungsnachweis müssen Sie die Verwendung sämtlicher Mittel nachweisen, die wir Ihnen im Haushaltsjahr 2015 ausgezahlt haben. Die Auszahlungssumme entspricht in aller Regel dem jeweiligen Haushaltsjahresansatz, den Sie Ihrem Zuwendungsvertrag (am Fuß der ersten Seiten) entnehmen können.

Da Sie Mittel, die wir bspw. am 30.12.2015 ausgezahlt haben, noch bis zum 29.02.2016 verausgaben können, werden Sie dementsprechend auch Ausgaben und Veranstaltungen von Anfang 2016 hier eintragen müssen. In aller Regel bezieht sich der Verwendungsnachweis auf das 5. und 6. Schulhalbjahr entsprechend Ihres Veranstaltungsplanes, also auf den Zeitraum vom 11.02.2015 bis zum 10.02.2016.

Mit dem Deckblatt können Sie auch Ihre Verwaltungspauschale abrechnen. Die Verwaltungspauschale ist eine echte Pauschale – eine Begründung oder einen Nachweis für die Inanspruchnahme braucht es also nicht. Die Verwaltungspauschale wird Ihnen zusätzlich zur bewilligten Förderung ausgezahlt; in der Regel nachdem wir die Prüfung Ihres Verwendungsnachweises abgeschlossen haben. Sie kann mit bis zu 5% der Gesamtausgaben angesetzt werden – selbstverständlich steht es Ihnen frei, auch weniger abzurechnen.

Bei den vier gelben Kästen auf dem Deckblatt trifft immer eine der jeweils zwei Antwortmöglichkeiten auf Sie zu. Bitte halten Sie hier ggf. Rücksprache mit Ihrem Buchhalter, Steuerberater oder Schatzmeister.

Die Summen der Ausgabenkategorien werden automatisch aus der Belegliste übernommen. Wurde die Zuwendung nicht vollständig verbraucht, ist der Restbetrag, unaufgefordert und so schnell wie möglich unter Angabe Ihres Förderkennzeichens und des Haushaltsjahres 2015 auf unser Konto mit der IBAN DE98 3405 0000 0000 0164 93 bei der Stadtsparkasse Remscheid (BIC: WELADEDRXXX) zu überweisen.

Sollte Ihr Projekt noch nicht beendet sein und benötigen Sie für Aktivitäten des 7. und 8. Schulhalbjahres (dem Haushaltsjahr 2016 zugeordnet) neue Mittel, fordern Sie diese bitte aus dem Budget für das neue Haushaltsjahr wie gewohnt an.

Belegliste

Bitte listen Sie hier sämtliche Belege auf und ordnen Sie sie den Ausgabenkategorien zu. Sie müssen dazu bei jedem Beleg den Gesamtbetrag angeben – und ordnen dann noch einmal den Betrag der jeweiligen Ausgabenkategorie zu. In der Regel ist das nur eine Kategorie, wenn auf einem Beleg jedoch beispielsweise sowohl Verpflegung als auch Material ausgewiesen sind, müssen Sie den Gesamtbetrag bei der Kategorienzuordnung dann entsprechend aufteilen. (Leere Zellen brauchen nicht mit 0,00 € ausgefüllt werden.)

Als Belegnummer können Sie die Belegnummer Ihrer Buchhaltung übernehmen. Alternativ steht es Ihnen natürlich auch frei, die Belege fortlaufend zu nummerieren. Wichtig ist, dass die Belege später anhand dieser Nummer bei Ihnen auffindbar sind!

Sie brauchen keine Originalbelege bei uns einreichen! Bitte reichen Sie auch nicht Kopien aller Belege bei uns ein, sondern nur die unten genannten. Wir werden ansonsten erst im Zuge der Prüfung Ihres Nachweises Kopien einzelner Belege bei Ihnen anfordern.

Hinweisen möchten wir bereits darauf, dass nach Abschluss der Verwendungsnachweisprüfungen nach einem mit dem BMBF abgestimmten Stichprobenverfahren etwa 10% der Projekte durch uns vertieft geprüft werden müssen (durch Anforderung aller Belege im Original oder durch Vor-Ort-Prüfungen). Dort wird es dann primär darum gehen, die von Ihnen im Verwendungsnachweis gemachten Angaben mit ihren Büchern und Belegen abzugleichen. Da die Stichprobenauswahl erst nach Abschluss der Verwendungsnachweisprüfungen vom Computer ermittelt wird, können wir im Vorfeld keine Aussage zur Wahrscheinlichkeit einer vertieften Prüfung treffen.

Veranstaltungsliste

Bitte listen Sie hier in chronologischer Reihenfolge die mit den Mitteln aus 2015 durchgeführten Veranstaltungen auf. Die Liste sollte in der Regel mit dem 5. und 6. Schulhalbjahr Ihrer Antragskalkulation übereinstimmen, wie sie auch im Veranstaltungsplan im Zuwendungsvertrag dokumentiert ist.

Bitte geben Sie den jeweiligen Veranstaltungstyp und das Datum an – bei mehrtägigen oder periodischen Angeboten das Datum des ersten Veranstaltungstages. Bei Besuchs-, Kurs- und Workshopangeboten ist außerdem die Dauer auszuwählen. Die Anzahl der Teilnehmenden können Sie den Teilnahmelisten entnehmen. Bei Einstiegsangeboten kann die Zahl ggf. geschätzt werden.

Wir sind außerdem verpflichtet worden, weitere statistische Daten zu erheben, konkret:

  • das Geschlecht der Teilnehmenden (m/w) – soweit eine Zuordnung durch Sie nicht mehr möglich ist, können die Zahlen auch ausnahmsweise geschätzt werden;
  • die Altersspanne der Teilnehmenden (anzugeben ist jeweils der jüngste und der älteste Teilnehmer);
  • die Anzahl der an den Veranstaltungen teilnehmenden Ehrenamtlichen (Ehr.) und Angehörigen (Ang.), ggf. geschätzt (Ehrenamtliche und Angehörige sind nicht zusätzlich als Teilnehmende auszuweisen).

Am unteren Ende der Veranstaltungsliste ist außerdem anzugeben, wie viele Kinder und Jugendliche kontinuierlich an den Angeboten teilgenommen haben. Zur Veranschaulichung: Haben Sie drei Angebote, an denen jeweils die gleichen 20 Jugendlichen teilgenommen haben, geben Sie auch hier 20 Jugendliche an. Haben Sie hingegen drei Angebote, bei denen jedes Mal andere 20 Jugendliche teilgenommen haben, geben Sie hier 60 Jugendliche an. Mit „kontinuierlich“ ist ferner gemeint, dass Jugendliche, die bspw. im Rahmen eines Einstiegsangebotes, nur ganz kurz vom Projekt profitiert haben, hier nicht mitzuzählen sind. Diese Angabe dient statistischen Zwecken.

Bitte fügen Sie der Veranstaltungsliste die entsprechenden Teilnahmenachweise bei. Das sind in der Regel die Anwesenheits- oder Teilnehmerlisten. Beim Einstiegsangebot genügt alternativ ein Foto. Bitte nummerieren Sie diese Teilnahmenachweise entsprechend der laufenden Nummer in der Veranstaltungsliste durch, um uns die Zuordnung zu vereinfachen.

Wir sind verpflichtet, uns die Originale der Anwesenheits- und Teilnehmerlisten vorlegen zu lassen. Die Listen müssen vom Veranstaltungsleiter durch eigenhändige Unterschrift bestätigt werden und vom Zuwendungsempfänger durch eigenhändige Unterschrift gegengezeichnet werden. Bei Workshop- und Erkundungsangeboten, die sich vorrangig an Jugendliche richten, die das Grundschulalter bereits überschritten haben, müssen auch sie eigenhändig unterschreiben. Die Listen bewahren wir für eine mögliche Prüfung des Ministeriums auf.

Bei Workshops mit Übernachtungen ist zusätzlich eine Kopie der Beherbergungsrechnung beizufügen. Bei Besuchsangeboten ist zusätzlich eine Kopie der Eintrittskartenrechnungen beizufügen.

Sachbericht

Der Sachbericht besteht aus sechs Fragestellungen. Bitte beantworten Sie alle Fragen vollständig und so konkret wie möglich, jedoch nach Möglichkeit nicht über die vorgegebene Antwortfeldgröße hinaus.

Der Sachbericht hilft uns, Ihre Angaben im rechnerischen Teil des Verwendungsnachweises besser nachzuvollziehen. Wir erhalten zudem einen Einblick in die Projektdurchführung und -ergebnisse und können es so mit den Programmzielen und Ihren Planungen abgleichen. Wenn Ihr Projekt oder einzelne Aspekte anders gelaufen sind als geplant, sollten Sie dies im Sachbericht transparent darstellen und begründen. Bitte verzichten Sie in jedem Fall aber auf allgemeinpolitische Betrachtungen, die Wiedergabe grundsätzlicher pädagogischer Gedanken und das Kopieren von Konzepttext, denn der Sachbericht sollte so genau wie nur möglich auf die konkreten Begebenheiten Ihrer Projektdurchführung eingehen.

Ihr Sachbericht wird mitunter von vielen Programmverantwortlichen gelesen: Von unseren Mitarbeiter/-innen des Programm- und des Finanzreferates, von unserer eigenen Bewilligungsbehörde, von den Evaluatoren des Gesamtprogramms, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung sowie vom Bundesrechnungshof. Unter Umständen kann der Sachbericht im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit oder von Transparenzinitiativen auch ganz oder teilweise veröffentlicht werden. Verzichten Sie daher bitte auf Interna oder personenbezogene Daten im Sachbericht.

Dem Sachbericht beizufügen sind Materialien der Öffentlichkeitsarbeit wie dort ausgeführt.

Checkliste

Per Post muss bei uns eingereicht werden:

  • Deckblatt mit rechtsverbindlicher Unterschrift:
  • Belegliste
  • Veranstaltungsliste und Teilnahmenachweise (TN-Listen, Belegkopien bei Übernachtung/Eintritt)
  • Sachbericht (ggf. Materialien der Öffentlichkeitsarbeit)

Bitte senden Sie uns die Excel-Datei in jedem Fall zusätzlich an: finanzen@bkj.de

Rückfragen beantwortet gerne das Finanzreferat unter 030 484860-40 oder finanzen@bkj.de