FAQ: Finanzierung und Administration

Können Ehrenamtliche eine Aufwandsentschädigung erhalten?

Ja, die Zahlung von sogenannten Übungsleitungspauschalen ist möglich. Hierunter fallen Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter*in, Ausbilder*in, Erzieher*in, Betreuer*in oder vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten sowie aus nebenberuflichen künstlerischen Tätigkeiten. Diese Einnahmen sind dann für die betreffende Person bis zu einem Höchstbetrag von 2.400 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 26 EStG).

Aus Vereinfachungsgründen erfolgt die Abrechnung in der Ausgabenkategorie „Honorare“. Für Ehrenamtliche gelten dabei dieselben Vorgaben wir für Honorare (Einhaltung der Höchstsätze, vorherige schriftliche Vereinbarung, Tätigkeitsnachweis durch Stundenaufschreibung).

Dürfen wir Eigen- oder Drittmittel in das Projekt einbringen?

Die Förderung erfolgt im Normalfall als Vollfinanzierung aller zuwendungsfähigen Ausgaben. Dabei sind zwar Eigenleistungen des Antragstellers und der Bündnispartner notwendig und werden auch erwartet (z. B. für die Konzeptions- und Verwaltungsarbeit, aber auch für nicht-zuwendungsfähige Ausgaben wie Investitionen oder Personal) – bare Eigenmittel brauchen jedoch nicht eingebracht werden.

Das Einbringen von Drittmitteln ist für Antragsteller in der Regel wenig attraktiv, weil Drittmittel voll auf die Förderung durch „Künste öffnen Welten“ angerechnet werden, sich die Zuwendung also entsprechend reduziert.
Grundsätzlich ist die Kombination mit privaten (nicht-öffentlichen) Fördermitteln allerdings möglich, muss aber individuell daraufhin geprüft werden, dass sämtliche Vorgaben von „Künste öffnen Welten“ nicht im Widerspruch zu Vorgaben des privaten Förderers stehen. Wir empfehlen in solchen Fällen, im Vorfeld Kontakt mit uns aufzunehmen, weil es dabei häufig Probleme gibt. Die Kombination von Fördermitteln aus „Künste öffnen Welten“ mit anderen öffentlichen Fördermitteln ist in keinem Fall möglich.

Was machen wir, wenn deutlich weniger Teilnehmer*innen zu Angeboten kommen als geplant?

Wenn weniger Teilnehmer*innen an den Angeboten teilnehmen, reduziert sich auch entsprechend die Förderhöhe. Bei der Festlegung der festen Beträge wurde bereits ein gewisser Teilnehmer*innen-Schwund berücksichtigt.

Da es keinen verbindlichen Veranstaltungsplan gibt, ist es jedoch auch möglich, weniger Teilnehmer*innen auszugleichen. Das ist sowohl durch zusätzliche Termine möglich als auch durch Termine mit mehr Teilnehmer*innen als geplant. Zum Beispiel wie folgt:

  • Waren neun Termine mit je 20 Teilnehmer*innen geplant (9 x 20 = 180) und nahmen dann aber nur jeweils 18 Teilnehmer*innen daran teil (9 x 18 = 162), könnte das durch einen zusätzlichen Termin mit 18 Teilnehmer*innen wieder ausgeglichen werden (10 x 18 = 180).
  • Waren zwei Termine mit je 20 Teilnehmer*innen (2 x 20 = 40) geplant und kamen bei dem ersten Termin nur 15 Teilnehmer*innen, lässt sich das auch dadurch ausgleichen, wenn beim zweiten Termin dafür 25 Teilnehmer*innen dabei waren (15 + 25 = 40)

Findet kein Ausgleich statt, muss die zu viel gezahlte Förderung zurückgegeben werden. Sollte die Teilnehmer*innen-Zahl im Projektverlauf so stark sinken, dass damit die Fixkosten nicht mehr gedeckt werden können, ist die unmittelbare Kontaktaufnahme zur Geschäftsstelle der BKJ erforderlich. In diesem Fall müssen entweder noch einmal Teilnehmer*innen geworben werden oder aber das Projekt abgebrochen werden.

Wie weisen wir die Zahl der Teilnehmer*innen nach?

Bei Nachmittagskursen sowie bei Wochenend-/Ferienworkshops müssen die Teilnehmer*innen ihre Anwesenheit auf den Teilnahmelisten mit ihrer Unterschrift bestätigen. Bei Teilnehmer*innen, die (noch) nicht schreiben können, sind die Projektdurchführenden für den Nachweis verantwortlich. Über die Altersregelungen zu persönlichen Unterschriften werden Sie im Zuge der Zuwendungsverträge informiert. Auch für digitale Angebote sind Teilnahmelisten zu führen und die Teilnahme ist durch die Honorarkraft und eine weitere Person zu bestätigen. Bei jungen Menschen ab dem Teenager-Alter muss in digitalen Formaten ergänzend eine alternative Form der Anwesenheit erfolgen, z. B. durch Screenshots von Videokonferenzen, Chat-Auszügen oder Mailbestätigungen.

Die BKJ stellt für Teilnahmelisten Vorlagen bereit. Bei Schnupperangeboten sind alternativ zu Teilnahmelisten auch Fotos möglich oder Bestätigungen der jeweiligen Veranstaltungsorte möglich, insofern diese Orte nicht mit dem Antragsteller identisch sind. Beim Kompetenznachweis Kultur dient eine Kopie des Deckblatts mit dem Namen des*der Teilnehmer*in als Nachweis.

Bitte beachten Sie, dass nur junge Menschen als Teilnehmer*innen gelten, die nicht älter als 18 Jahre sind, und nur für die Teilnahme dieser Personen auch feste Beträge geltend gemacht werden können. Für ältere Personen, Angehörige, Ehrenamtliche, Honorarkräfte etc. können demnach keine festen Beträge geltend gemacht werden. Dass auch für sie naturgemäß Ausgaben entstehen, wurde bei der Festlegung der Höhe der festen Beträge bereits berücksichtigt. Diese Ausgaben werden aus den Geldern bestritten, die Sie als feste Beträge für die förderfähigen Teilnehmer*innen erhalten.

Wozu dienen die festen Beträge?

Mit den festen Beträgen werden die Kalkulation und die Abrechnung der Projekte vereinheitlicht und vereinfacht. Damit wird die Abrechnung auch transparenter und vergleichbarer sowie die Förderung planbarer. Die festen Beträge für die einzelnen Module wurden anhand der Erfahrungswerte aus der ersten Förderperiode ermittelt.

Im Antrag braucht dadurch keine ausführliche Kalkulation erfolgen. Sie müssen lediglich angeben, wie viele Veranstaltungen mit wie vielen Teilnehmer*innen geplant sind. Daraus ergibt sich dann der Förderhöchstbetrag.

In der Abrechnung braucht nicht differenziert dargestellt werden, in welchem Maße Einsparungen bei weniger Teilnehmer*innen vorgenommen werden konnten. Stattdessen reduziert sich die Förderung automatisch. Gleichzeitig haben Sie jedoch die transparente Möglichkeit, bei weniger Teilnehmer*innen diese auch selbstständig und ohne Rücksprache auszugleichen (ausführlich siehe hier).

Was ist die Verwaltungspauschale?

Alle Projekte erhalten eine Verwaltungspauschale, nachdem die Prüfung des jeweiligen Nachweises bei der BKJ abgeschlossen ist. Die Prüfung des Nachweises nimmt erfahrungsgemäß einige Zeit in Anspruch, jedoch im Regelfall nicht länger als ein Jahr.

Die Verwaltungspauschale beträgt 5% der anerkannten Zuwendung und kommt zur Zuwendung hinzu. Die Zahlung erfolgt automatisch und der Antragsteller erhält hierüber eine Abrechnung. Ein Nachweis oder eine Erläuterung für die Verwendung der Verwaltungspauschale ist nicht notwendig.

Wer übernimmt die Kosten bei den Programmveranstaltungen der BKJ?

Die Kosten für Programm, Verpflegung und Unterkunft werden komplett übernommen und brauchen nicht durch die Antragsteller finanziert werden. Pro Projekt können wir zusätzlich Fahrtkosten bis zu einer Höhe von 130 Euro erstatten. Da nicht immer Sparpreise bei der Bahn verfügbar sind, bieten wir in Kooperation mit der Deutschen Bahn ein vergünstigtes Veranstaltungsticket zum Festpreis von 129 Euro an (für beide Richtungen). Mehr Informationen und Buchung unter https://bkj.nu/ticket. Bei Anreise mit dem privaten PKW können 20 Cent je Kilometer bis zum genannten Höchstbetrag übernommen werden.

Ist ein vorzeitiger Maßnahmebeginn möglich?

Nein. Das Projekt darf frühestens zum im Zuwendungsvertrag genannten Bewilligungsbeginn gestartet werden. Dieser Termin wird niemals vor dem Datum des Zuwendungsvertrages liegen. Ausgaben, die vor diesem Termin angefallen sind oder vereinbart wurden, sind nicht zuwendungsfähig.

Ist ein späterer Maßnahmebeginn möglich?

Im Einzelfall ja. In Absprache ist es möglich das Projekt max. sechs Monate später zu beginnen als geplant, sofern sich keine Mittel zwischen den Haushaltsjahren verschieben.

Welche Ausgaben können nicht gefördert werden?

Ausgeschlossen sind insbesondere folgende Ausgaben:

  • Ausgaben außerhalb des Bewilligungszeitraumes (insbesondere davor)
  • Ausgaben, die nicht unmittelbar im Zusammenhang mit der Durchführung der Angebote stehen (z. B. solche für Bündnistreffen, Konzeptionsarbeiten, Verwaltungstätigkeiten etc.)
  • Ausgaben, die nicht unbedingt notwendig sind (z. B. Pfand, Geschenke, Alkohol, Luxusartikel)
  • Ausgaben für Anschaffungen, damit gemeint ist der Kauf oder die Herstellung von Gegenständen, die einzeln mehr als 410 Euro (ggf. plus Mehrwertsteuer) kosten – maßgeblich ist der Preis je Wirtschaftsgut (einzelne Trommeln zu kaufen, um daraus ein Schlagzeug zu bauen, bringt also nichts)
  • Ausgaben für Personal – das gilt für sämtliche Personen, die bei der Sozialversicherung meldepflichtig sind, also auch für 450-Euro-Kräfte, kurzfristig Beschäftigte, Freiwillige in einem FSJ oder BFD etc.
  • Ausgaben, die nicht zusätzlich sind: Ein Raum, der bereits vor dem Projekt angemietet wurde, wurde nicht zusätzlich angemietet und kann daher nicht abgerechnet werden; gleiches gilt für Eigenbelege – gehört dem Antragsteller bspw. eine Übernachtungsstätte kann er sich hierfür nicht selbst eine Rechnung ausstellen, sondern nur die zusätzlichen Ausgaben geltend machen (z. B. gekaufte Lebensmittel)

Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie sich nicht sicher sind.

Kann ich für unterschiedliche Vorhaben mehrere Projektanträge bei „Künste öffnen Welten“ stellen?

Ja, für unterschiedliche Vorhaben ist das möglich. Das Auswahlgremium entscheidet darüber im Einzelfall. Wir empfehlen, im Projektkonzept ggf. darzustellen, wie sich beide Vorhaben abgrenzen.

Kann ich für unterschiedliche Vorhaben mehrere Projektanträge bei verschiedenen Programmpartnern von „Kultur macht stark“ stellen?

Ja, für unterschiedliche Vorhaben ist das möglich. Bitte beachten Sie dabei, dass die Vorgaben bei den verschiedenen Programmpartnern zwar in den Grundsätzen ähnlich sind, sich im Detail aber stark unterscheiden können.