Formaler Antrag

Wenn die Jury die Projektskizze für eine Förderung ausgewählt hat, dann werden Sie zur formalen Antragstellung aufgefordert. Ist ihr Projekt ausgewählt, erhalten Sie von uns Mitte Dezember bzw. Mitte Juni eine Nachricht mit Ihrem vierstelligen Förderkennzeichen, unter dem Sie Ihren formalen Antrag bei uns einreichen können.

Während Sie in der Projektskizze vor allem die Inhalte und den Ablauf Ihres Projektes beschrieben haben, dient der formale Antrag dazu, den finanziellen Förderbedarf zu begründen – ferner wird die formale Passfähigkeit Ihres Projektes (Außerunterrichtlichkeit, Einhaltung der Modulrichtwerte etc.) überprüft. Erfahrungsgemäß können 98% der von der Jury empfohlenen Projektskizzen mit einer Bewilligung ihres formalen Antrags rechnen.

Für die formalen Antragstellung sind drei Schritte erforderlich, für die wir auf dieser Seite jeweils entsprechende Hinweise zusammengestellt haben:

  • die Kalkulation der Projektausgaben in Excel;
  • die Erstellung des eigentlichen Antrags in der BMBF-Datenbank;
  • das Zusammensuchen verschiedener Unterlagen zum Antragsteller.

Bitte beachten Sie: Mit dem Projekt darf erst begonnen werden, wenn Sie von uns den Zuwendungsvertrag per Post erhalten haben. Alle bis zum 20.01. bzw. 20.07. bei uns eingegangenen Anträge prüfen wir innerhalb von drei Wochen, wenn die Unterlagen vollständig sind. Bei später eingereichten Anträgen benötigen wir in der Regel mehr Zeit.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Hinweise zur Antragstellung an die Hand geben. Wir empfehlen ganz ausdrücklich, diese Hinweise genau zu lesen, da Fehler in der Antragstellung nicht immer rückgängig zu machen sind und immer vermeidbaren Arbeitsaufwand bedeuten.

Kalkulation in Excel

Bitte nutzen Sie für Kalkulation der Ausgaben Ihres Projektes ausschließlich das von uns bereitgestellte Tabellenkalkulationsformular:

[Download für Microsoft Excel] [Download für OpenOffice] [Download für LibreOffice]

Bitte nehmen Sie die Kalkulation für den gesamten Projektzeitraum (bis zu drei Jahre) vor, auch wenn unsere Bewilligung zunächst nur für ein Jahr gilt. So brauchen Sie die Antragstellung in den Folgejahren nicht erneut vollständig zu durchlaufen.

Die Tabelle berechnet anhand von Angebotsform und Teilnehmendenzahl automatisch den jeweiligen Richtwert. Eine Übersicht aller Modultypen und Richtwerte finden Sie auch noch einmal hier. Bei den Richtwerten handelt es sich in der Regel auch um die Höchstwerte der Ausgaben, die beantragt werden können. Bitte sprechen Sie Abweichungen nach oben im Vorfeld mit dem Finanzreferat ab.

Pro Angebotsform können Sie ein Tabellenblatt (Reiter 1-20) verwenden und dann jeweils unten angeben, wie oft Sie das jeweilige Angebot in den Halbjahren durchführen möchten. Nur wenn sich die Angebote einer Angebotsform in ihren Ausgaben unterscheiden, sind mehrere Blätter erforderlich.

Mit dem Kalkulationsblatt berechnen Sie Ihre voraussichtlichen Ausgaben und ordnen die Ausgaben den jeweiligen Kategorien zu. Wir bitten um Verständnis, dass wir in Anbetracht der Zuwendungshöhe sowie der 100%igen Finanzierung auf genaue und umfangreiche Erläuterungen zu allen geplanten Ausgaben bestehen müssen. Dazu einige Hinweise:

 

Honorare für Fachkräfte

Im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ können Honorare nur stundenbasiert abgerechnet werden. Dabei können je Tätigkeitsstunde (60 min) einer Honorar-Fachkraft maximal 35 Euro abgerechnet werden. Für die Prüfungen dieses Ausgaben-Höchstbetrages wird nicht nur das Honorar selbst herangezogen, sondern auch alle anderen Ausgaben, die sich auf die jeweilige Honorarkraft beziehen (z.B. Fahrtkostenerstattung zum Arbeitsort, Mehrwertsteuer, Zahlungen an die Künstlersozialkasse und Telefonpauschalen). Alle diese Ausgaben müssen daher in der Kategorie „Honorar für Fachkräfte“ berücksichtigt werden. Ferner müssen je Honorarvertrag mindestens zwei Drittel des Stundenkontingents auf die unmittelbare Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen entfallen. Maximal ein Drittel des Stundenkontingents kann für Vor- und Nachbereitungsarbeiten mit dem Letztempfänger, einem Bündnispartner oder anderen Honorarkräften entfallen.

Als Fachkräfte zählen alle Personen, die eine mindestens dreijährige Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben und diese Ausbildung für die jeweilige Tätigkeit benötigen. Die Höchstsätze brauchen aber nicht voll ausgeschöpft werden – vielmehr gehen wir davon aus, dass Sie nicht mehr Honorar in diesem Projekt zahlen als es sonst in Ihrer Einrichtung üblich ist. Auch eine Differenzierung nach Qualifikation ist möglich.

Beachten Sie, dass in diesem Förderprogramm nur Honorare gezahlt werden dürfen – Personalausgaben oder Honorarzahlungen an eigenes Per­sonal sind nicht zulässig. Hierzu zählen auch Minijobs, FSJler und BFDler. Ferner bedürfen Honorarverträge, die mit Institutionen anstatt mit Einzelpersonen geschlossen werden sollen, unsere vorherige Zustimmung. Honorarverträge mit Bündnispartnern müssen wir dabei meist ablehnen.

Beispiel für die Erläuterung von 300 Euro:
2 Künstler/-innen x 4 Std. Durchf. u. 2 Std. Vor-/Nachbereitung x 25 Euro (inkl. KSK)

 

Honorare für Hilfskräfte

Für Hilfskräfte gelten die gleichen Regelungen wie für Fachkräfte, allerdings braucht keine formale Qualifikation vorliegen. Der Ausgaben-Höchstsatz beträgt dann allerdings nur 15 Euro je Tätigkeitsstunde.

Beispiel für die Erläuterung von 72 Euro:
1 Päd. Assistent/-in x 4 Std. Durchf. u. 2 Std. Vor-/Nachbereitung x 12 Euro

 

Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Kräfte

Ehrenamtlichen kann zur pauschalen Abgeltung ihres Aufwands eine Aufwandsentschädigung bis zu einer Höhe von 30 Euro je Tag gezahlt werden. Die Aufwandsentschädigung darf nur als sogenannten Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) erfolgen, also für nebenberufliche pädagogische oder künstlerische Tätigkeiten. Diese Pauschalen sind bis zu einem Betrag von 2.400 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beispiel für die Erläuterung von 90 Euro:
3 Ehrenamtliche x 1 Tag x 30 Euro

 

Materialausgaben

Als Material zählt alles, was Sie für den Erfolg ihrer Angebote benötigen und im Rahmen des Projektes verbrauchen. Gemeint sind damit nicht nur Bastelmaterialien, sondern beispielsweise auch Blockflöten, die nach Ende des Projektes nicht mehr zu gebrauchen und also verbraucht sind. Bitte beachten Sie aber, dass der Kauf oder die Herstellung von Gegenständen über 150 Euro immer genau begründet werden muss und Gegenstände über 410 Euro in keinem Fall zuwendungsfähig sind. Gegenstände über dieser Wertgrenze oder auch andere teure Gegenstände, die nur kurz gebraucht werden, sollten stattdessen angemietet werden (siehe unten). Bitte erläutern Sie die Materialausgaben möglichst präzise.

Beispiel für die Erläuterung von 100 Euro:
Moderationskarten, Eddings, Wachsmalstifte und Papier für 30 Jugendliche

 

Fahrtkosten der Teilnehmer/-innen

Notwendige Ausgaben für die Fahrten der Teilnehmer/-innen (ÖPNV-Tickets, Busmieten etc.) können kalkuliert werden. Es ist nichts dagegen einzuwenden, dass dann auch Ehrenamtliche oder Honorarkräfte mit im Bus sitzen oder mit auf dem Ticket stehen – allerdings nur dann, wenn auch den Teilnehmenden diese Leistungen gewährt werden (z.B. bei Ausflügen). Ansonsten wären solche Ausgaben bei den Honorarausgaben zu erfassen.

Beispiel für die Erläuterung von 182,40 Euro:
Hin-/Rückfahrt f. 14 Jugendl. u. 2 Begl. von Merseburg nach Leipzig à 5,70 Euro/Fahrt

 

Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmer/-innen

Grundsätzlich dürfen Ausgaben für die Verpflegung der Teilnehmer/-innen (Essen/Getränke) kalkuliert werden. Bei Workshopangeboten mit Übernachtung können auch die Ausgaben der Übernachtung angesetzt werden. Je Programmtag sollte die Verpflegung 10 Euro je Teilnehmenden nicht überschreiten. Wird übernachtet, können zusätzlich zur Verpflegung bis zu 20 Euro je Nacht (Jugendherbergsniveau) geltend gemacht werden. Hinsichtlich der Ehrenamtlichen und der Honorarkräfte gilt die gleiche Regel wie bei den Fahrtkosten.

Beispiel für die Erläuterung von 120 Euro:
Mittagessen und Getränke für 30 Kinder zu je 4 Euro

 

Sonstige Sachausgaben

Hier sind bezogene Fremdleistungen aufzuführen, also sämtliche Ausgaben, bei denen es sich nicht um Material im weitesten Sinne handelt und die sich nicht in den anderen Kategorien erfassen lassen. Sonstige Sachausgaben sind besonders zu begründen. Hierzu zählen insbesondere Eintrittskarten, projektspezifische Versicherungen, Raummieten oder die Ausgaben für die Anmietung von Geräten und Instrumenten.

Beispiel für die Erläuterung von 160 Euro:
Eintritt für 20 Kinder zu je 7 Euro und für 2 Betreuer/-innen zu je 10 Euro

 

Verwaltungspauschale (nicht im Kalkulationsblatt)

Das BMBF gewährt eine Verwaltungspauschale in Höhe von 5% der Gesamtausgaben. Mit dieser Verwaltungspauschale sind insbesondere Büromaterial, Reisen zu BKJ-Veranstaltungen und die Projektadministration abgegolten – ein Einzelnachweis dieser Ausgaben muss nicht erfolgen. Sie brauchen die Verwaltungspauschale nicht in der Kalkulation berücksichtigen und auch nicht zusätzlich beantragen. Die Verwaltungspauschale wird vielmehr nach Einreichen des Verwendungsnachweises automatisch ermittelt und durch uns dann ausgezahlt.

Berechnungsbeispiel:
Bei Gesamtausgaben von 15.000 Euro käme eine Pauschale von 750 Euro hinzu.

 

Antrag über die BMBF-Datenbank

Die Erstellung des formalen Antrags kann ausschließlich über die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) bereitgestellte Online-Datenbank erfolgen. Die dafür notwendigen Angaben können Sie weitestgehend aus Ihrer Projektskizze kopieren. Im Finanzteil können Sie die von Excel automatisch berechneten Summen vom Deckblatt Ihres Excel-Kalkulationsblatts übernehmen.

Unser Antragsportal in der BMBF-Datenbank finden Sie hier:
https://foerderung.buendnisse-fuer-bildung.de/massnahmebeschreibung/1/

Falls Sie dort nicht bereits aus einem anderen „Kultur macht stark“-Programm einen Benutzeraccount haben, müssen Sie sich zunächst dort registrieren und können dann über den oben genannten Link Ihren Antrag erstellen. Bitte notieren Sie sich Ihre Zugangsdaten, falls Sie später erneut auf den Online-Antrag zugreifen müssen.

Bitte seien Sie bei Ihren Angaben präzise und bedenken Sie zugleich, dass die Angaben verbindlich für die Projektdurchführung sind. Bei Textfeldern im Online-Antrag bitten wir grundsätzlich um Fließtext.

Nach Ergänzung der Angaben im Antrag können Sie die Vollständigkeit über den blauen Button „Antrag prüfen“ überprüfen. Wenn Sie fertig sind, müssen Sie den Antrag über den blauen Button „Antrag einreichen“ zunächst digital einreichen und ihn sodann über den blauen Button „Druckansicht (PDF)“ ausdrucken.

Bitte senden Sie den ausgedruckten und rechtsverbindlich unterschriebenen Antrag im Original zusammen mit den unten genannten per Post an:

BKJ e.V.
Referat für Finanzen
Greifswalder Straße 4
10405 Berlin

Bitte beachten Sie, dass beim ausgedruckten Antrag eine Unterschrift nicht nur auf der letzten, sondern zusätzlich auch auf der zweiten oder dritten Seite notwendig ist.

Notwendige Anlagen

Folgende Unterlagen müssen im Original bei uns eingereicht werden:

  • Der an beiden Stellen rechtsverbindlich unterschriebene Ausdruck des Online-Antrages.
  • Die von sämtlichen Kooperationspartnern unterschriebene Kooperationsvereinbarung. Sie können unsere Vorlage verwenden (hier als Word-Datei) und anpassen, können jedoch auch eigene Dokumente verwenden. Bitte achten Sie darauf, dass es sich mindestens um eine Dreier-Kooperation handeln soll. Zwei Zweier-Kooperationen genügen nicht. Aus der Kooperationsvereinbarung soll insbesondere hervorgehen, welchen Beitrag die jeweiligen Bündnispartner leisten und welche Aufgabenteilung sie vornehmen, damit das Projektvorhaben erfolgreich verläuft.
  • Die rechtsverbindlich unterschriebene Eigenerklärung (hier als PDF).
  • Eine Vollmacht, falls Personen, die laut Registerauszug oder Vertretungsbescheinigung nicht vertretungsberechtigt sind, Sie gegenüber der BKJ rechtsgeschäftlich vertreten sollen. Sie können Ihre Standardvollmacht oder unser Muster (hier als PDF) nutzen.
  • Etwaige Abweichungen im formalen Antrag zum bislang mit uns besprochenen und erfolgreich durchlaufenen Skizzenverfahren sollten in einem formlosen Schreiben dargelegt und begründet werden.

Folgende Unterlagen müssen gemeinnützige Einrichtungen (Vereine, Gesellschaften und private Stiftungen) zusätzlich in Kopie einreichen:

  • Die aktuelle Satzung bzw. den Gesellschaftsvertrag.
  • Einen Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister, aus denen sich die Vertretungsberechtigten ergeben; Stiftungen reichen eine amtliche Vertretungsbescheinigung ein. Der notarielle Antrag auf Eintragung ins Register genügt alleine nicht.
  • Als Nachweis der Gemeinnützigkeit die letzte Bescheinigung des Finanzamtes (Vorläufige Bescheinigung, Körperschaftssteuerfreistellungsbescheid oder Anlage zum Körperschaftssteuerbescheid).
  • Einen Auszug aus dem letzten Jahresabschluss (für 2014 oder 2015) des Antragstellers (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz und GuV – nur die Zahlen, auf Anlagen kann verzichtet werden).
  • Einen Ausdruck der für den gesamten Planzeitraum ausgefüllten Kalkulationstabelle (siehe oben). Bitte senden Sie parallel dazu die Datei auch an finanzen@bkj.de. Es handelt sich hierbei nicht um die im Skizzenverfahren eingereichte Modultabelle.

Folgende Unterlagen müssen öffentlich-rechtliche Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen zusätzlich in Kopie einreichen:

  • Bei Einrichtungen von Gebietskörperschaften (Gemeinden, Landkreise, Städte oder Länder) sowie öffentlich-rechtlichen Kirchengemeinden eine mit Dienststempel versehene Erklärung, wer Rechtsträger der Einrichtung ist (z.B. Landkreis ABC oder Kirchengemeinde XYZ) und wer den Rechtsträger im Rahmen dieses Förderprogramms gegenüber der BKJ vertreten darf.
  • Bei anderen öffentlich-rechtlichen Körperschaften (z.B. Zweckverbände) sowie bei rechtlich selbstständigen Anstalten oder Stiftungen die aktuelle Satzung – zusammen mit einem Nachweis (z.B. Briefbogen), wer die in der Satzung vorgesehenen Vertretungsberechtigten namentlich sind.
  • In jedem Fall einen Auszug aus dem aktuellen Haushaltsplan oder eine andere Darstellung, aus der sich die Finanzierung der betreffenden Einrichtung ergibt.
  • Einen Ausdruck der für den gesamten Planzeitraum ausgefüllten Kalkulationstabelle (siehe oben). Bitte senden Sie parallel dazu die Datei auch an finanzen@bkj.de. Es handelt sich hierbei nicht um die im Skizzenverfahren eingereichte Modultabelle.