Durchführung

Die wichtigsten Vorgaben des Zuwendungsvertrages für die Durchführung Ihres Projektes im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ haben wir Ihnen aus administrativer Sicht im Folgenden zusammengestellt. Alternativ zum Selbstleseverfahren bieten wir auch jeweils im Januar und im Juli Programmschulungen zu allen administrativen Fragen an.

Sollte eine Fragen offen bleiben, sprechen Sie gerne die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Finanzreferates an. Sie erreichen das Finanzreferat unter der zentralen Einwahl 030 484860-40 oder per E-Mail an finanzen@bkj.de.

Finanzierungsplan

Jedem Zuwendungsvertrag ist ein Finanzierungsplan beigefügt, der verbindliche Grundlage für Ihre Ausgaben ist. Verbindlich ist der Finanzierungsplan hinsichtlich der Gesamtsummen der dort genannten sieben Ausgabenkategorien – jeweils auf das Haushaltsjahr bezogen.

Im Rahmen der Projektdurchführung haben Sie gegenüber Ihrer ausführlichen Kalkulation im Rahmen der Antragstellung daher eine Vielzahl an Möglichkeiten, ohne Rücksprache mit der BKJ selbstständig auf notwendige Veränderungen zu reagieren. Konkret können Sie:

  • Zwischen Ihren einzelnen Modulen die Mittel innerhalb der sieben Kategorien verschieben. Wenn sich bei Ihnen bspw. herausstellt, dass Sie in Ihrem Workshopangebot mehr Honorarkräfte benötigen, in einem anderen Angebot aber weniger, können Sie die Mittel für Honorare untereinander verschieben.
  • Den Ansatz für eine Kategorie können Sie um 20% überschreiten, wenn Sie den Betrag an anderer Stelle einsparen können. Sollte sich beispielsweise im Projektverlauf herausstellen, dass die geplanten 300 Euro für Material nicht ausreichen, können Sie ohne Rücksprache mit der BKJ diese Position um 20% überschreiten (also hier bis zu 360 Euro ausgeben), wenn Sie den Mehrbedarf an anderer Stelle ausgleichen können (also bspw. 60 Euro bei Unterkunft/Verpflegung sparen).

Auch wenn der Finanzierungsplan viele Abweichungen gegenüber Ihrer Kalkulation zulässt, können Sie keine Ausgaben abrechnen, die gar nicht vorgesehen waren. Haben Sie bspw. unter Materialausgaben bisher lediglich Bastelmaterial angegeben, können Sie nun nicht einfach Musikinstrumente kaufen. Weiterhin ist es nicht möglich, frei werdende Mittel von nicht stattfindenden Veranstaltungen auf andere Module umzulegen. Diese Mittel müssen entsprechend eingespart werden.

Veranstaltungsplan

Jedem Zuwendungsvertrag ist ein Veranstaltungsplan beigefügt, der die Veranstaltungen verbindlich mit Schulhalbjahr, Teilnehmendenanzahl sowie ggf. Dauer festschreibt. Sie können davon wie folgt abweichen:

Innerhalb des jeweiligen Halbjahres können Sie die Veranstaltungen beliebig verschieben. Wenn Sie Veranstaltungen zwischen den Halbjahren verschieben, bitten wir Sie, die Zustimmung von uns einzuholen. Darauf verzichten können Sie, wenn die Veranstaltung im gleichen Haushaltsjahr bleibt – in diesem Fall reicht ein kurzer Hinweis im Rahmen des Verwendungsnachweises.

Dass die Teilnehmendenanzahl Schwankungen unterworfen ist, ist auch uns klar. Bitte informieren Sie uns jedoch unverzüglich, wenn die Zahl mehr als 20% nach unten abweicht. Gleiches gilt für den Fall, dass Veranstaltungen ersatzlos ausfallen. In diesem Fall verringert sich die Zuwendung anteilig.

Teilnahmenachweise

Teilnahmenachweise sind unbedingt erforderlich. Bitte führen Sie für jede Veranstaltung eine separate Liste der Teilnehmenden. Im Regelfall reichen Anwesenheitslisten aus, aus denen sich Name und Alter der Teilnehmenden ergeben. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Teilnehmende nur Kinder und Jugendliche zwischen 3 und 18 Jahren sein können.

Bei Workshop- und Erkundungsangeboten ist zusätzlich die Unterschrift der Teilnehmenden erforderlich, insofern die Angebote sich vorrangig an Jugendliche richten, die die Grundschule bereits abgeschlossen haben. Bei Präsentationsangeboten sollen nur die aktiven Teilnehmenden und also nicht alle Gäste aufgeführt werden. Bei Einstiegsangeboten kann zur Vereinfachung auch ein Foto der Veranstaltung anstatt einer Liste eingereicht werden.

Die Listen sind jeweils vom Veranstaltungsleiter und Zuwendungsempfänger zu unterzeichnen. Bitte stellen Sie sicher, dass aus den Listen das Datum und die Angebotsform entsprechend der Modulbeschreibung eindeutig hervor gehen. Im Verwendungsnachweis sind stets die Originale einzureichen.

Wir empfehlen den Download der Anwesenheitslisten als PDF:
[Workshop-/Erkundungsangebote] [Kursangebote] [alle anderen Angebote]

Alternativ stehen die Listen auch für Word (ab Office 2007) zur Verfügung:
[Workshop-/Erkundungsangebote] [Kursangebote] [alle anderen Angebote]

Sollte es für Sie praktikabler sein, können Sie auch Ihre eigenen Listenvorlagen zu nutzen, solange alle Angaben enthalten sind und Sie uns die Listen im Original zusenden können.

Honorarverträge für Fach- und Hilfskräfte

Honorarverträge dürfen nur auf Stundenbasis erfolgen, Pauschalvereinbarungen sind durch den Zuwendungsvertrag ausgeschlossen. Daher müssen Honorarkräfte die geleisteten Stunden auch taggenau nachweisen (durch Stundenaufschreibung oder Nachweis in der Rechnung) – es muss ersichtlich sein, an welchem Tag wie viele Stunden erbracht wurden.

Je Honorarvertrag müssen ferner zwei Drittel des Stundenkontingents auf die unmittelbare Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen entfallen. Maximal ein Drittel des Stundenkontingents kann für Vor- und Nachbereitungsarbeiten mit dem Letztempfänger, einem Bündnispartner oder anderen Honorarkräften entfallen. Ausgeschlossen sind ausdrücklich Konzeptions- und Administrationsaufgaben.

Wir gehen davon aus, dass die Honorarkräfte grundsätzlich in dem Umfang vergütet werden, wie es auch sonst in der jeweiligen Institution üblich ist. Bitte beachten Sie jedoch die Höchstausgabengrenze von 35 Euro für Fachkräfte bzw. 15 Euro für Hilfskräfte je Tätigkeitsstunde (60 Minuten). Diese Höchstgrenzen gelten für sämtliche mit der Honorarkraft im Zusammenhang stehenden Aufwendungen (also nicht nur das Honorar selbst, sondern bspw. auch Fahrtkosten, Mehrwertsteuer oder KSK-Abgaben).

Ob eine Fachkraft oder aber eine Hilfskraft abgerechnet werden kann, richtet sich in erster Linie nach der konkreten Tätigkeit im Projekt und nicht nach der formalen Qualifikation. Es ist daher auch nicht zu beanstanden, wenn die gleiche Person bei einer Veranstaltung als Fachkraft und bei einer anderen Veranstaltung als Hilfskraft mitwirkt. Unabhängig davon wird von Fachkräften aber natürlich eine für die jeweilige Tätigkeit ausreichende Qualifikation erwartet. Entweder sollte daher eine pädagogische oder künstlerische Ausbildung vorliegen – oder entsprechende Berufserfahrung.

Honorarverträge mit Institutionen (Personenmehrheiten oder juristischen Personen) sollten die Ausnahme sein und brauchen vorab unsere ausdrückliche Zustimmung. Bei Ihnen sind entweder die ausführenden Personen bereits im Vertrag konkret zu benennen oder die jeweils notwendige Qualifikation detailliert zu beschreiben. In den Stundennachweisen müssen dann die jeweiligen Namen der ausführenden Personen dokumentiert sein. Honorarverträgen mit Bündnispartnern können wir in der Regel nicht zustimmen.

Für Honorare sind vorab Verträge notwendig, wobei Sie eigene Vorlagen oder unser Muster nutzen können – die Auszahlung kann nur aufgrund eines Tätigkeitsnachweises erfolgen. Honorare müssen stets überwiesen werden.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Personalausgaben (dies gilt auch für Minijobs sowie Freiwillige, die ein FSJ oder BFD leisten) nicht zuwendungsfähig sind.

[Honorarvertrag mit Freiberuflern] [Honorarvertrag mit Institutionen]

Aufwandsentschädigungen für Ehrenamtliche

Im Rahmen des Programms „Künste öffnen Welten“ können Ehrenamtliche, die für das Projekt pädagogisch oder künstlerisch tätig sind – abweichend zu den üblichen Regelungen bei öffentlicher Förderung – eine Entschädigung erhalten. Hierbei können ausschließlich steuer- und sozialversicherungsfreie Entschädigungen nach § 3 Nr. 26 EStG gewährt werden, die als sogenannte Übungsleiterpauschalen bekannt sind.

Als Höchstbetrag sind 30 Euro je Tätigkeitstag zuwendungsfähig. Auch für Ehrenamtliche, die eine Aufwandsentschädigung erhalten, ist eine schriftliche Vereinbarung notwendig. Sie können entweder eigene Vorlagen oder das von uns zur Verfügung gestellte Vertragsmuster verwenden.

[Mustervorlage für eine Vereinbarung mit Ehrenamtlichen]

Künstlersozialversicherung

Abgaben an die Künstlersozialkasse sollten im Rahmen von „Künste öffnen Welten“ in aller Regel nicht anfallen. Die Tätigkeit der Honorarkräfte im Rahmen der Projekte ist mehrheitlich keine künstlerische, sondern eine pädagogische. Künstlerische Lehrtätigkeiten unterliegen jedoch nur dann der KSK-Abgabe, wenn sie zur aktiven Kunstausübung befähigen. Es reicht nicht aus, wenn der Unterricht vorrangig die Persönlichkeit stärken und Sozialverhalten sowie Kreativität fördern will. Das Bundessozialgericht hat hierzu im Rahmen der Bewertung von tanz- und theaterpädagogischen Lehrtätigkeiten ausgeführt:

Ein Unterricht stellt „Lehre von Kunst“ im Sinne des Künstlersozialversicherungsrechts dar, wenn den Teilnehmern vorrangig Fähigkeiten und Fertigkeiten zur eigenständigen aktiven Ausübung künstlerischer Betätigungen vermittelt werden. Ein Unterricht mit künstlerischen Elementen gehört nicht zu den vom Künstlersozialversicherungsgesetz erfassten Lehrtätigkeiten, wenn er in erster Linie pädagogischen oder therapeutischen Zielen dient. Leitsatz des Urteils vom 01.10.2009, Aktenzeichen B 3 KS 3/08 R.

Eine Abgabepflicht dürfte daher im Rahmen dieses Programms nur dann vorliegen, wenn:

  • der Unterricht zur aktiven Kunstausübung befähigt, z. B. im Rahmen von Instrumentalunterricht, der mit der Ausbildungstätigkeit einer Musikschule vergleichbar ist oder
  • ein Künstler in seiner Eigenschaft als Künstler am Projekt mitwirkt, z. B. wenn zu einem anderweitig pädagogisch begleiteten Angebot ein Künstler eingeladen wird, der seine Arbeit vorstellt.

Insofern eine Abgabepflicht besteht, beachten Sie bitte, dass die KSK die Abrechnung in aller Regel erst im Folgejahr für alle Beiträge des jeweiligen Kalenderjahres vornimmt. Sollte dieser Zeitpunkt bei Ihnen nicht mehr innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen, müssen Sie mit der KSK eine Vorauszahlung vereinbaren, wenn Sie die 5,2% zu Lasten der Zuwendung abrechnen möchten.

Auszahlung der Mittel

Fördermittel können erst ausgezahlt werden, wenn der Zuwendungsvertrag beiderseitig unterschrieben wurde und bei der BKJ ein Exemplar eingegangen ist.

Sie können sodann jeweils einen Vorschuss für die bei Ihnen anstehenden Zahlungen innerhalb der nächsten zwei Monate erhalten. Dazu nutzen Sie das Mittelanforderungsformular, das wir vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben per Post oder per Fax benötigen. Anlagen brauchen nicht beigefügt werden.

Alle Mittelanforderungen, die bei uns bis zum 20. eines Monats eingehen, werden von uns zum Monatsende überwiesen. (Ausnahme: Der letzte Termin eines Jahres ist der 20.11. – bis zu diesem Tag müssen sowohl die Mittelanforderung für Ende November als auch für Ende Dezember eingehen.)

Mittel, die Sie als Vorschuss erhalten, müssen unbedingt innerhalb von zwei Monaten auch verwendet werden. Rufen Sie daher lieber zu wenig als zu viel Mittel ab. Selbstverständlich steht es Ihnen auch frei, die Mittel monatlich abzurufen oder bspw. nur alle vier Monate (dann z.B. für die tatsächlichen Ausgaben der letzten beiden und die geplanten Ausgaben der nächsten beiden Monate).

[Formular für die Mittelanforderung als ausfüllbares PDF]

Kassenmäßige Bereitstellung

Die Mittel sind im Zuwendungsvertrag konkret den Haushaltsjahren zugeordnet. Sie finden die Zuordnung auf der ersten Seite unten (Auszahlungsplan). Mittel, die für das Haushaltsjahr 2016 vorgesehen sind, müssen von Ihnen auch im Haushaltsjahr 2016 bei uns abgerufen werden.

Bei der Frage, wann die Mittel von Ihnen verwendet werden müssen, gilt dann jedoch die Zwei-Monats-Frist: Mittel, die Sie von uns am 30. Dezember erhalten, können Sie dementsprechend noch bis Ende Februar verwenden (wenn Ihr Bewilligungszeitraum nicht früher endet).

In der Antragstellung haben Sie alle Veranstaltungen einem Schulhalbjahr zugeordnet. Damit Sie die Mittel bereits vor der Veranstaltungsdurchführung abrufen können, haben wir dabei sämtliche Mittel, die bis zum 10.02. eines Jahres kalkuliert waren, bereits im Vorjahr für die kassenmäßige Bereitstellung vorgesehen. Konkret bedeutet das, dass bspw. die Mittel für ein am 10.02.2017 geplantes Präsentationsangebot im Auszahlungsplan bereits im Haushaltsjahr 2016 eingeplant sind und nicht erst im Haushaltsjahr 2017. Diese Mittel müssen Sie also bereits für Ende Dezember 2016 bei uns abrufen.

Mittel, die Sie nicht rechtzeitig bei uns abgerufen haben, verfallen. Sollten Sie das absehen können, setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit uns in Verbindung und nicht erst am Jahresende.

Ausgabenbasis und Bewilligungszeitraum

Die Zuwendung erfolgt auf Ausgabenbasis. Für die Zuwendungsfähigkeit ist es notwendig, dass Ihnen nicht nur Kosten entstehen, sondern tatsächlich auch eine Ausgabe (vom Bankkonto oder aus der Barkasse) getätigt wird. Die Ausgabe muss durch aussagekräftige Unterlagen (Rechnungen, Verträge etc.) sowie durch Zahlungsnachweise (Kontoauszug, Kassenbuch etc.) belegbar sein. Rechnungen ab 150 Euro müssen zwingend auch den Rechnungsempfänger beinhalten. Rechnungsempfänger kann immer nur der Zuwendungsempfänger sein, nicht die Bündnispartner oder Privatpersonen wie bspw. Honorarkräfte.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Abrechnung von Eigenbelegen nicht möglich ist. Auch Rechnungen, die sich verschiedene Betriebsteile eines Vereins gegenseitig stellen, sind Eigenbelege! Ein Übernachtungshaus, dass zum gleichen Verein gehört wie ein Jugendzentrum, kann diesem Jugendzentrum also keine Rechnung ausstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Konstellationen möglich sind, sprechen Sie uns bitte im Vorfeld an.

Projektausgaben müssen außerdem immer zusätzlich sein. Nutzen Sie beispielsweise einen Seminarraum, den Sie dauerhaft angemietet haben, so entstehenden Ihnen durch die Nutzung dieses Raumes keine zusätzlichen Ausgaben und Sie können die Raummiete daher nicht zur Anrechnung bringen, auch nicht anteilig. Müssen Sie dagegen für das Projekt einen Seminarraum zusätzlich anmieten, so ist diese Mietausgabe zuwendungsfähig.

Bitte beachten Sie, dass die Ausgabe innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen muss. Ausgaben, die Sie vor Beginn des Bewilligungszeitraumes getätigt haben, sind nicht zuwendungsfähig. Gleiches gilt für Ausgaben, die nach Ende des Bewilligungszeitraumes getätigt werden. Hierbei kann es vorkommen, dass zwar die Veranstaltung selbst noch innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegt, ein Honorarempfänger aber die Abrechnung zu spät einreicht und daher die Überweisung nicht mehr rechtzeitig erfolgen kann. Sollte sich bei Ihnen eine solche Situation abzeichnen, sprechen Sie uns zwecks einer Verlängerung des Bewilligungszeitraumes an.

Verwaltungspauschale

Die Koordinierung des Bündnisses, die Verwaltung Ihres Projektes sowie die Teilnahme an Programmschulungen sind wichtige Faktoren für den Erfolg des Förderprogramms, beanspruchen jedoch auch viel Zeit. Um Ihren Aufwand zu würdigen, hat das Bundesministerium für Bildung und Forschung eine Verwaltungspauschale eingeführt.

Die Verwaltungspauschale braucht bei der BKJ nicht gesondert beantragt werden, sondern kann einfach mit dem Verwendungsnachweis abgerechnet werden. Sie wird zusätzlich zur bewilligten Zuwendung gezahlt und beträgt 5% der im Verwendungsnachweis abgerechneten und anerkannten Ausgaben. Ein Beispiel: Wurden 12.000 Euro bewilligt und haben Sie diesen Betrag voll für Ihr Projekt verwendet und sind alle Ausgaben zuwendungsfähig, erhalten Sie zusätzlich 600 Euro als Verwaltungspauschale.Insgesamt haben Sie dann also 12.600 Euro von uns erhalten. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Pauschale auch nicht oder nur teilweise abzufordern.

Die Pauschale muss weder begründet noch belegt werden. Auch eine gesonderte Aufzählung der mit der Pauschale einhergehenden Aufwände und Tätigkeiten ist nicht erforderlich. Sobald Ihr Verwendungsnachweis geprüft ist, werden wir die abgerechnete Pauschale automatisch überweisen.

Verwendungsnachweis

Jeweils nach Ende eines Haushaltsjahres reichen Sie bis zum 10.03. einen Verwendungsnachweis ein. Endet Ihr Projekt bereits vor Ende des Haushaltsjahren, muss der Verwendungsnachweis innerhalb von vier Wochen nach Ende des Bewilligungszeitraums eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Haushaltsjahre von Ihren Projektjahren abweichen können – dies ist in der Regel bei Projekten der Fall, die im Sommer begonnen haben. Als Beispiel: Ihr erstes Projektjahr läuft vom 11.08.2015 bis 10.08.2016 und Ihr zweites Projektjahr vom 11.08.2016 bis 10.08.2017. Verwendungsnachweise sind hier zum 10.03.2016 für das erste Halbjahr, zum 10.03.2017 für das zweite und dritte Halbjahr und zum 10.09.2016 für das vierte Halbjahr einzureichen. Im Sommer 2016 brauchen Sie also keinen Verwendungsnachweis einreichen!

Die Formulare zum Verwendungsnachweis finden Sie zusammen mit lesenswerten Erläuterungen auf dieser Seite.

Verwendung der Förderlogos

Bei allen Veröffentlichungen zu geförderten Projekten (Flyer, Websites, Plakate, Postkarten, Pressemitteilungen etc.) ist auf die Förderung stets mit den Logos des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und der Bundesvereinigung Kulturelle Kinder- und Jugendbildung sowie der Programme „Kultur macht stark“ und „Künste öffnen Welten“ gut sichtbar hinzuweisen. Bei Farbdrucken sind die farbigen Logos zu verwenden, anderenfalls die Logos in schwarz/weiß.

Logos als Bilddatei zur Nutzung in Websites, Word-Dateien etc.:
[Bilddatei farbig] [Bilddatei schwarz/weiß]
Logos als PDF zur Nutzung in professionelle Drucksachen:
[Druckdatei farbig] [Druckdatei schwarz/weiß]

In den Dateien sind die Vorgaben zur Nutzung der Logos (weißer Hintergrund, Reihenfolge der Logos, Freiraum um die Logos herum etc.) bereits alle beachtet. Sie können den Logobalken also einfach in Ihre Dokumente einfügen. Möchten Sie die Logos anders anordnen, können Sie sich gerne vom Kommunikationsreferat beraten lassen. Alle Vorgaben haben wir auch in unseren Gestaltungsrichtlinien zusammengefasst.