Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis für 2017 muss bei uns bis zum 10.09.2017 eingegangen sein. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist in diesem Jahr leider nicht möglich. Bitte benutzen Sie dazu ausschließlich das von uns bereitgestellte Formular, das sich in einzelnen Aspekten vom Vorjahr unterscheidet:

[Download für Microsoft Excel] [Download für OpenOffice] [Download für LibreOffice]

Die Excel-Datei besteht aus vier Tabellenblättern, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten. Erfahrungsgemäß lassen sich die Tabellenblätter gut von links nach rechts durcharbeiten – teilweise werden auch Daten automatisch aus anderen Tabellenblättern übernommen. In jedem Fall brauchen Sie nur die gelb hinterlegten Felder auszufüllen.

Bitte drucken Sie am Schluss die vier Tabellenblätter aus und senden Sie sie uns – rechtsverbindlich unterschreiben – zusammen mit sämtlichen Anlagen an:

BKJ e.V.
Referat für Finanzen
Greifswalder Straße 4
10405 Berlin

Um die Daten aus Ihrem Verwendungsnachweis schnell und fehlerfrei in unser System übernehmen zu können, bitten wir Sie, uns die Excel-Datei parallel zum Postversand auch digital an finanzen@bkj.de zu senden.

Allgemeines / Deckblatt

Mit dem aktuellen Verwendungsnachweis müssen Sie die Verwendung sämtlicher Mittel nachweisen, die wir Ihnen im Haushaltsjahr 2017 ausgezahlt haben. Die Auszahlungssumme entspricht in aller Regel dem jeweiligen Haushaltsjahresansatz, den Sie Ihrem Zuwendungsvertrag (am Fuß der ersten Seiten) entnehmen können.

In aller Regel bezieht sich der Verwendungsnachweis auf das 9. Schulhalbjahr entsprechend Ihres Veranstaltungsplanes, also auf den Zeitraum vom 11.02.2017 bis zum 10.08.2017.

Mit dem Deckblatt können Sie auch Ihre Verwaltungspauschale abrechnen. Die Verwaltungspauschale ist eine echte Pauschale – eine Begründung oder einen Nachweis für die Inanspruchnahme braucht es also nicht. Die Verwaltungspauschale wird Ihnen zusätzlich zur bewilligten Förderung ausgezahlt; in der Regel nachdem wir die Prüfung Ihres Verwendungsnachweises abgeschlossen haben. Sie kann mit bis zu 5% der Gesamtausgaben angesetzt werden – selbstverständlich steht es Ihnen frei, auch weniger abzurechnen.

Bei den vier gelben Kästen auf dem Deckblatt trifft immer eine der jeweils zwei Antwortmöglichkeiten auf Sie zu. Bitte halten Sie hier ggf. Rücksprache mit Ihrem Buchhalter, Steuerberater oder Schatzmeister. Sollten die Auswahlfelder am Computer nicht auswählbar sein, können Sie die Kreuze auch einfach nach dem Ausdrucken per Hand setzen.

Die Summen der Ausgabenkategorien werden automatisch aus der Belegliste übernommen. Wurde die Zuwendung nicht vollständig verbraucht, ist der Restbetrag, unaufgefordert und so schnell wie möglich unter Angabe Ihres Förderkennzeichens und des Haushaltsjahres 2017 auf unser Konto mit der IBAN DE22 5206 0410 0005 0029 66 bei der Evangelischen Bank eG (BIC: GENODEF1EK1) zu überweisen.

Belegliste

Bitte listen Sie hier sämtliche Belege auf und ordnen Sie sie den Ausgabenkategorien zu. Sie müssen dazu bei jedem Beleg den Gesamtbetrag angeben – und ordnen dann noch einmal den Betrag der jeweiligen Ausgabenkategorie zu. In der Regel ist das nur eine Kategorie, wenn auf einem Beleg jedoch beispielsweise sowohl Verpflegung als auch Material ausgewiesen sind, müssen Sie den Gesamtbetrag bei der Kategorienzuordnung dann entsprechend aufteilen. (Leere Zellen brauchen nicht mit 0,00 € ausgefüllt werden.)

Als Belegnummer können Sie die Belegnummer Ihrer Buchhaltung übernehmen. Alternativ steht es Ihnen natürlich auch frei, die Belege fortlaufend zu nummerieren. Wichtig ist, dass die Belege später anhand dieser Nummer bei Ihnen auffindbar sind!

Sie brauchen keine Originalbelege bei uns einreichen! Bitte reichen Sie auch nicht Kopien aller Belege bei uns ein, sondern nur die unten genannten. Wir werden ansonsten erst im Zuge der Prüfung Ihres Nachweises Kopien einzelner Belege bei Ihnen anfordern.

Hinweisen möchten wir bereits darauf, dass nach Abschluss der Verwendungsnachweisprüfungen nach einem mit dem BMBF abgestimmten Stichprobenverfahren etwa 10% der Projekte durch uns vertieft geprüft werden müssen (durch Anforderung aller Belege im Original oder durch Vor-Ort-Prüfungen). Dort wird es dann primär darum gehen, die von Ihnen im Verwendungsnachweis gemachten Angaben mit ihren Büchern und Belegen abzugleichen. Da die Stichprobenauswahl erst nach Abschluss der Verwendungsnachweisprüfungen vom Computer ermittelt wird, können wir im Vorfeld keine Aussage zur Wahrscheinlichkeit einer vertieften Prüfung treffen.

Veranstaltungsliste

Bitte listen Sie hier in chronologischer Reihenfolge die mit den Mitteln aus 2017 durchgeführten Veranstaltungen auf. Die Liste sollte in der Regel mit dem 9. Schulhalbjahr Ihrer Antragskalkulation übereinstimmen, wie sie auch im Veranstaltungsplan im Zuwendungsvertrag dokumentiert ist.

Bitte geben Sie den jeweiligen Veranstaltungstyp und das Datum an – bei mehrtägigen oder periodischen Angeboten das Datum des ersten Veranstaltungstages. Bei Besuchs-, Kurs- und Workshopangeboten ist außerdem die Dauer auszuwählen. Die Anzahl der Teilnehmenden können Sie den Teilnahmelisten entnehmen. Bei Einstiegsangeboten kann die Zahl ggf. geschätzt werden.

Wir sind außerdem verpflichtet worden, weitere statistische Daten zu erheben, konkret:

  • das Geschlecht der Teilnehmenden (m/w) – soweit eine Zuordnung durch Sie nicht mehr möglich ist, können die Zahlen auch ausnahmsweise geschätzt werden;
  • die Altersspanne der Teilnehmenden (anzugeben ist jeweils der jüngste und der älteste Teilnehmer);
  • die Anzahl der an den Veranstaltungen teilnehmenden Ehrenamtlichen (Ehr.) und Angehörigen (Ang.), ggf. geschätzt (Ehrenamtliche und Angehörige sind nicht zusätzlich als Teilnehmende auszuweisen).

Am unteren Ende der Veranstaltungsliste ist außerdem anzugeben, wie viele Kinder und Jugendliche kontinuierlich an den Angeboten teilgenommen haben. Zur Veranschaulichung: Haben Sie drei Angebote, an denen jeweils die gleichen 20 Jugendlichen teilgenommen haben, geben Sie auch hier 20 Jugendliche an. Haben Sie hingegen drei Angebote, bei denen jedes Mal andere 20 Jugendliche teilgenommen haben, geben Sie hier 60 Jugendliche an. Mit „kontinuierlich“ ist ferner gemeint, dass Jugendliche, die bspw. im Rahmen eines Einstiegsangebotes, nur ganz kurz vom Projekt profitiert haben, hier nicht mitzuzählen sind. Diese Angabe dient statistischen Zwecken.

Bitte fügen Sie der Veranstaltungsliste die entsprechenden Teilnahmenachweise bei. Das sind in der Regel die Anwesenheits- oder Teilnehmerlisten. Beim Einstiegsangebot genügt alternativ ein Foto. Bitte nummerieren Sie diese Teilnahmenachweise entsprechend der laufenden Nummer in der Veranstaltungsliste durch, um uns die Zuordnung zu vereinfachen.

Wir sind verpflichtet, uns die Originale der Anwesenheits- und Teilnehmerlisten vorlegen zu lassen. Die Listen müssen vom Veranstaltungsleiter durch eigenhändige Unterschrift bestätigt werden und vom Zuwendungsempfänger durch eigenhändige Unterschrift gegengezeichnet werden. Bei Workshop- und Erkundungsangeboten, die sich vorrangig an Jugendliche richten, die das Grundschulalter bereits überschritten haben, müssen auch sie eigenhändig unterschreiben. Die Listen bewahren wir für eine mögliche Prüfung des Ministeriums auf.

Bei Workshops mit Übernachtungen ist zusätzlich eine Kopie der Beherbergungsrechnung beizufügen. Bei Besuchsangeboten ist zusätzlich eine Kopie der Eintrittskartenrechnungen beizufügen.

Sachbericht

Der Sachbericht besteht aus sechs Fragestellungen. Bitte beantworten Sie alle Fragen vollständig und so konkret wie möglich, jedoch nach Möglichkeit nicht über die vorgegebene Antwortfeldgröße hinaus.

Der Sachbericht hilft uns, Ihre Angaben im rechnerischen Teil des Verwendungsnachweises besser nachzuvollziehen. Wir erhalten zudem einen Einblick in die Projektdurchführung und -ergebnisse und können es so mit den Programmzielen und Ihren Planungen abgleichen. Wenn Ihr Projekt oder einzelne Aspekte anders gelaufen sind als geplant, sollten Sie dies im Sachbericht transparent darstellen und begründen. Bitte verzichten Sie in jedem Fall aber auf allgemeinpolitische Betrachtungen, die Wiedergabe grundsätzlicher pädagogischer Gedanken und das Kopieren von Konzepttext, denn der Sachbericht sollte so genau wie nur möglich auf die konkreten Begebenheiten Ihrer Projektdurchführung eingehen.

Ihr Sachbericht wird mitunter von vielen Programmverantwortlichen gelesen: Von unseren Mitarbeiter/-innen des Programm- und des Finanzreferates, von unserer eigenen Bewilligungsbehörde, von den Evaluatoren des Gesamtprogramms, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung sowie vom Bundesrechnungshof. Unter Umständen kann der Sachbericht im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit oder von Transparenzinitiativen auch ganz oder teilweise veröffentlicht werden. Verzichten Sie daher bitte auf Interna oder personenbezogene Daten im Sachbericht.

Dem Sachbericht beizufügen sind Materialien der Öffentlichkeitsarbeit wie dort ausgeführt.

Evaluationsbogen

Die Evaluationsbögen sind parallel zum Verwendungsnachweis 2017 einzureichen. Bitte beachten Sie, dass es in diesem Jahr verschiedene Evaluationsbögen gibt.

Für Förderkennzeichen, die mit 5, 6 oder 8 beginnen:

Bitte reichen Sie den gewohnten Evaluationsbogen für Ihr Projekt ein. Den Bogen füllen Sie einfach unter https://bkj.nu/grafstat/formulare/koew/ aus, senden ihn ab und machen dann einen Ausdruck der Angaben, den Sie dann einfach Ihrem Verwendungsnachweis beilegen. Bitte notieren Sie Ihr Förderkennzeichen auf dem Ausdruck, damit wir ihn zuordnen können.

Für Förderkennzeichen, die mit 2 oder 4 beginnen:

Bitte füllen Sie in diesem Jahr nicht den gewohnten Fragebogen ein, sondern nutzen Sie den Sonderfragebogen „Ehrenamtliches Engagement“. Mit diesem Fragenbogen möchten wir herausfinden, welche Prozesse die Förderung von Zivilgesellschaft und Ehrenamt innerhalb von „Künste öffnen Welten“  unterstützen. Bitte füllen Sie den Fragebogen unter https://bkj.nu/engagement aus. Sie geben dort auch direkt Ihr Förderkennzeichen an – Sie brauchen den Bogen daher nicht zusätzlich per Post einreichen.

Für Förderkennzeichen, die mit 1, 3 oder 7 beginnen:

Bitte füllen Sie in diesem Jahr nicht den gewohnten Fragebogen ein, sondern nutzen Sie den Sonderfragebogen „Diversität/Inklusion“. Mit diesem Fragenbogen möchten wir herausfinden, welche Prozesse die Anerkennung von Diversität und die Förderung von Inklusion innerhalb von „Künste öffnen Welten“  unterstützen. Bitte füllen Sie den Fragebogen unter https://bkj.nu/inklusion aus. Sie geben dort auch direkt Ihr Förderkennzeichen an – Sie brauchen den Bogen daher nicht zusätzlich per Post einreichen.

Checkliste

Per Post muss bei uns eingereicht werden:

  • Deckblatt mit rechtsverbindlicher Unterschrift:
  • Belegliste
  • Veranstaltungsliste und Teilnahmenachweise (TN-Listen, Belegkopien bei Übernachtung/Eintritt)
  • Sachbericht (ggf. Materialien der Öffentlichkeitsarbeit)

Bitte senden Sie uns die Excel-Datei in jedem Fall zusätzlich an: finanzen@bkj.de

Rückfragen beantwortet gerne das Finanzreferat unter 030 484860-40 oder finanzen@bkj.de